Exit Interview เครื่องมือดีๆ ที่ช่วยองค์กรให้รอดตายได้

Exit Interview คือ การสัมภาษณ์พนักงานที่กำลังจะลาออก โดยฝ่าย HR ซึ่งจริงๆ แล้วไม่ใช่แค่การทำเป็นประเพณีเพียงเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่หากให้ความสำคัญดีๆ ก็สามารถนำไปใช้พัฒนาองค์กรในอนาคตได้อย่างน่าสนใจ ลองมาดูกันว่า Exit Interview นั้นจะช่วยแก้ปัญหาในองค์กรอย่างไรได้บ้าง

ว่ากันว่าอย่างน้อยใน 10 คนก็จะมีพนักงานประมาณ 2-3 คนที่จะพูดทุกสิ่งทุกอย่างออกมาทั้งหมดผ่านทางการทำ Exit Interview ซึ่งจะทำให้ฝ่าย HR ได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนมาก

Exit Interview ที่ดีต้องเป็นแบบไหน

Exit Interview ที่ดีนั้นควรประกอบไปด้วย 3 เรื่องใหญ่ๆ นั่นคือ

1. เนื้องาน

บ่อยครั้งการลาออกเกิดขึ้นนั้นเพราะเนื้องานไม่ชัดเจน หรือไม่มี Career Path ในการเลื่อนตำแหน่ง โดยเป็นส่วนที่ชี้ให้เห็นว่าระบบหลังบ้านกำลังมีปัญหาในการบริการ ทั้งระบบ HR ที่ต้องปรับปรุงให้พนักงานไม่ทราบว่า Job Description ของตัวเองคืออะไร หรือ Job Level มีระยะเวลากี่ปี จึงจะได้เลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้นไป

ส่วนนี้เป็นส่วนของเรื่องงานทั้งหมดที่จะกระทบกับองค์กรที่ต้องเข้าไปให้ความรู้กับพนักงาน เกี่ยวกับ Job Description แล้วให้ข้อมูลว่าหากพนักงานอยากถูกโปรโมทนั้น Skill ที่ขาดอยู่คือสิ่งไหน  และองค์กรจะสามารถเติมเต็มให้พนักงานได้อย่างไรบ้าง

2. สภาพแวดล้อม

ส่วนนี้เป็นสิ่งแวดล้อมรอบๆ ตัวพนักงานทั้งสิ่งมีชีวิตและไม่มีชีวิต ซึ่งจะสอบถามว่าพนักงานรู้สึกอย่างไร เพราะบางคนอาจถูกจับไปนั่งจุดที่สภาพแวดล้อมไม่ดีมีน้ำแอร์หยด อากาศร้อน ไฟกระพริบ คอมพิวเตอร์เครื่องเก่าที่พังตลอดเวลา และไม่มีการซ่อมแซม ทุกอย่างที่เป็นผลกระทบเหล่านี้ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออกหรือเปล่า

ทำให้ต้องมาดูว่าสิ่งอำนวยความสะดวก และสภาพแวดล้อมของบริษัทนั้นเป็นแบบไหน อย่างพนักงานบางคนที่เคยพักอยู่ใกล้บริษัทมากๆ แต่มีวันหนึ่งหอพักที่อยู่โดนเวรคืนแล้วไปได้หอพักใหม่ที่ไกลกว่าเดิมจากที่ทำงานมาก  จนต้องเปลี่ยนการใช้ชีวิตใหม่หมดจากเดิม

หรือครอบครัวที่คุณพ่อคุณแม่อาจจะป่วย แยกทาง เสียชีวิตกระทันหัน เลิกกับสามี สิ่งเหล่านี้ก็เป็นปัจจัยที่ส่งผลกระทบกับพนักงานทั้งหมด

3. ผลประโยชน์ที่ได้รับ

อาจมีบางกรณีที่พนักงานชอบงานและเพื่อนร่วมงานมาก แต่เงินเดือนที่ได้รับมีการปรับขึ้นน้อย เช่น ทำงานมาเป็นเวลา 3 ปี แต่เงินเดือนขึ้นเพิ่มแค่ 2,500 บาท ซึ่งไม่สัมพันธ์กับค่าครองชีพในปัจจุบันที่พุ่งสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรับภาระค่าใช้จ่ายของครอบครัวที่สูงขึ้น

สิ่งที่บริษัทให้นั้นตอบโจทย์กับสภาพแวดล้อมภายนอกหรือไม่ สวัสดิการตัวอื่นๆ อยู่ในระดับที่ดีหรือเปล่า เมื่อ 10 ปีที่แล้วเคยให้ในรูปแบบนี้ และปัจจุบันก็ยังให้เท่าเดิม เช่น ค่ารักกษาพยาบาล 10 ปีที่แล้วได้ 500 บาท เวลาผ่านไป 10 ปีก็ยังคงได้อยู่ที่ 500 บาทอยู่ ซึ่งทุกอย่างคือปัจจัยที่ไปเร้าให้ลาออกหรือเปล่า

Exit Interview ช่วยองค์กรให้รอดตายได้อย่างไร

ทาง HR จะสื่อสารออกไปในรูปแบบของการสรุปข้อมูลทุกอย่างออกมาเป็นเปอร์เซ็นต์ให้องค์กรทราบ เช่น ทีม A มีพนักงานลาออกจาก 100% ไป 65% เพราะเพื่อนร่วมงาน การเมืองบริษัท ซึ่งนั่นหมายความว่าองค์กรจะต้องไปค้นหาแล้วว่ามีการเมืองจริงหรือไม่  และพนักงานคนใดที่เป็นต้นตอทำให้เกิดการเมืองนั้นขึ้นมา

หรือทีม B มีพนักงานลาออก 70% เพราะเรื่องของเงินเดือน และเป็นการลาออกหลังจากที่ทราบเงินเดือนใหม่แล้ว  ถ้าแบบนี้ก็ชัดเจนว่ามาจากตัว Salary increments เป็นหลัก และต้องย้อนกลับมาดูที่บริษัทว่าเหตุใดถึงมีการปรับเงินเดือนรูปแบบนี้

หรือจริงๆ แล้วบริษัทไม่สามารถทำกำไรได้หรือเปล่า? แล้วทำไมถึงทำกำไรไม่ได้ ไม่มีลูกค้าตามเป้าหมาย หรือการตั้งเป้าหมายที่สูงมากจนเกินไป หรือในปีที่แล้วเกิดวิกฤติใดขึ้นกับธุรกิจ แล้วปีนี้แผนธุรกิจจะเป็นอย่างไร มีการสื่อสารให้ลูกน้องในทีมทราบมากน้อยแค่ไหน

เพราะการที่พนักงานทราบในจุดเดียวกับที่ผู้บริหารทราบก็สามารถสร้าง ‘ความเป็นเจ้าของ’ ให้เกิดขึ้นได้และทุ่มเทในการทำงานเพื่อให้ได้สิ่งนั้นมา เพราะเชื่อว่าถ้าบริษัทได้พวกเขาก็ได้

พนักงานมององค์กรเป็นโรงเรียนหรือเปล่า

ถ้าเหตุผลหลักของการลาออกเป็น ‘ไปเรียนต่อ’ ก็ต้องกลับมาดูว่าอายุเฉลี่ยของพนักงานนั้นเป็นเด็กจบใหม่ ไปจนถึงพนักงานที่มีอายุไม่เกิน 25 ปี  นั่นหมายความว่าบริษัทนี้รับแค่เด็กจบใหม่ จึงทำให้ถูกมองเป็นแค่ที่ฝึกงานที่มาตามหาความฝัน แล้วพอรู้ตัวเองก็ไปเรียนต่อ หรือทำงานที่อื่น  ดังนั้นการแก้ปัญหาอาจเป็นการหยุดรับ Junior และรับพนักงานระดับ Senior ให้มากขึ้นหรือเปล่า

ซึ่งองค์กรต้องมานั่งดู Pain Point ของแต่ละเรื่อง แล้วถามตัวเองว่าได้ลงไปลงมือแก้ไขปัญหาอย่างจริงจังหรือเปล่า เพราะ HR เองไม่ได้อยากให้มองแค่ ‘ผลกำไร’ ที่บริษัทจะได้ แต่สิ่งที่จะนำไปสู่ผลกำไรนั้นมันคืออะไร หากทำบริษัท B2B ก็ต้องกลับมาเข้าใจคนในทีม แบ่งให้ได้ว่าคนนี้ระดับ A ที่ควรรักษาไว้ คนนี้คือ B ที่ควรนำมาพัฒนาต่อ หรือ C ที่อาจต้องปล่อยไปหรือเปล่า

Exit Interview ก็เหมือนเครื่องมือที่ช่วยให้เรามองปัญหาออก ไม่หลงทางแก้ผิดจุดในทิศทางไหน และนำมาพัฒนาองค์กรให้มีความแข็งแรงมั่นคงต่อไป