Microsoft เผยผลการสำรวจ “Microsoft Asia Workplace 2020” พบ พนักงานออฟฟิศในประเทศไทยยังรู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้รับการเตรียมพร้อมสำหรับสถานที่ทำงานแบบดิจิทัลเท่าที่ควร ขณะที่ 85% ของผู้ร่วมทำแบบสำรวจมองว่า พวกเขาเป็นพนักงานแบบเคลื่อนที่ ซึ่งใช้เวลาอย่างน้อย 20% ทำงานอยู่นอกออฟฟิศ แต่มีเพียง 63% ที่รู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนจากวัฒนธรรมองค์กร และผู้บริหารให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างยืดหยุ่น ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม นอกจากนี้ มีเพียง 46% ที่เห็นด้วยว่าผู้นำในองค์กรของตนมีความมุ่งมั่นอย่างจริงจังในการพัฒนาทักษะดิจิทัลให้กับบุคลากรทุกคน
ผลการศึกษาดังกล่าว ซึ่งได้สำรวจความเห็นคนทำงานเกือบ 4,200 คน จาก 14 ประเทศในเอเชีย โดยในจำนวนนั้นเป็นพนักงานคนไทย 312 คน จัดทำขึ้นเพื่อให้เข้าใจถึงพฤติกรรมการทำงานที่เปลี่ยนไปของบุคลากร และช่องว่างที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน ในส่วนของประสิทธิผลการทำงาน ความร่วมมือ และการทำงานอย่างยืดหยุ่น (การทำงานนอกที่ทำงาน)
“ขณะที่เอเชียกำลังเตรียมพร้อมที่จะเป็นศูนย์กลางภูมิภาคที่มีการเชื่อมโยงถึงกันมากที่สุด ซึ่งพบว่าภายในปี 2021 การเชื่อมต่อเคลื่อนที่มากกว่าครึ่งจะมาจากภูมิภาคเอเชียแห่งนี้ องค์กรต่างๆ จึงจำเป็นต้องทบทวนว่า จะสนับสนุนบุคลากรของพวกเขาด้วยวัฒนธรรม นโยบาย โครงสร้างพื้นฐาน และเครื่องมือ ที่เหมาะสมอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด นั่นหมายถึงการทำงานร่วมกันไม่ว่าจากที่ใด หรือบนอุปกรณ์ใด อย่างไรก็ตาม ผู้นำองค์กรธุรกิจจำเป็นที่จะต้องประเมิน และเปลี่ยนแปลง เพื่อรับมือกับความท้าทายทางวัฒนธรรม และการบริหารจัดการ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการทำงานอย่างราบรื่นของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นอุปสรรคต่อการเติบโต และความก้าวหน้าขององค์กรในยุคดิจิทัลได้” นางสาวชุติมา สีบำรุงสาสน์ ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท ไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย) จำกัด กล่าว
ผลการสำรวจก่อนหน้าในปี 2015 ยังพบด้วยว่า พนักงานในประเทศไทย 47 คนจาก 100 คน รู้สีกพร้อมสำหรับโลกใหม่ของการทำงาน ซึ่งเป็นองค์กรที่ต้องประกอบด้วย บุคลากร สถานที่ และเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อเอื้ออำนวยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ มีความร่วมมือที่ดี และสามารถสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆได้ ซึ่งเมื่อเทียบกับผลสำรวจในปีนี้ พบตัวเลขที่สูงขึ้นเป็น 67 คนจาก 100 คนที่คิดเช่นนั้น ซึ่งเป็นการบ่งชี้ว่า องค์กรต่างๆ มีความพร้อมมากขึ้น แม้ว่ายังมีอีกหลายสิ่งต้องทำ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น
นอกเหนือไปจากปัจจัยด้านบุคลากร สถานที่ และเทคโนโลยีแล้ว การปฏิวัติอุตสาหกรรมครั้งที่ 4 ยังเป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอีกด้วย โดยการศึกษาการปฏิรูปธุรกิจด้วยดิจิทัลของ Microsoft ก่อนหน้านี้ในปี 2559 พบว่า การเสริมศักยภาพให้กับพนักงานถือเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการปฏิรูปธุรกิจด้วยดิจิทัลสำหรับผู้นำธุรกิจในประเทศไทย ขณะเดียวกัน การหาแรงงานที่มีทักษะด้านดิจิทัลยังเป็นอุปสรรคอันดับหนึ่งของการนำพาธุรกิจสู่ความสำเร็จ
อย่างไรก็ดี เห็นได้ชัดว่า ในปัจจุบัน พนักงานที่ทำงานแบบเคลื่อนจะเปิดรับการทำงานที่ยืดหยุ่น องค์กรจึงควรพิจารณารูปแบบการทำงานใหม่ๆ โดยเฉพาะ เมื่อคนยุคดิจิทัล หรือคนที่เกิดหลังปี พ.ศ. 2543 เริ่มหลั่งไหลเข้าสู่ตลาดแรงงานเป็นครั้งแรก เนื่องจาก 79% ของผู้ตอบแบบสอบถามให้ความสำคัญกับการผสมผสานการทำงานและชีวิตส่วนตัวเข้าด้วยกัน ขณะที่เส้นแบ่งระหว่างการทำงาน และชีวิตส่วนตัวเลือนราง แต่คนทำงานแบบเคลื่อนที่ก็สามารถที่จะทำงานร่วมกันได้
ผลการสำรวจดังกล่าวยังพบว่า องค์กรจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาเชิงโครงสร้างภายในสถานที่ทำงานหลายๆ ประการ เพื่อเตรียมพร้อมก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล รวมไปถึงการมีระบบการทำงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งอาจทำได้ดังนี้
- ผู้นำขององค์กรเป็นกุญแจสำคัญในการผลักดันรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นในสถานที่ทำงาน แต่ผลการสำรวจชี้ว่า มีเพียง 46% ที่มองว่าผู้นำในองค์กรของตนมีความมุ่งมั่นอย่างจริงจังที่จะพัฒนาทักษะดิจิทัลให้กับบุคลากร
- วัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ ในผลสำรวจนี้พบว่ามีเพียง 46% เห็นด้วยว่า องค์กรของพวกเขาลงทุนพัฒนาด้านวัฒนธรรมองค์กรผ่านการฝึกอบรม และการพัฒนาจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- การเข้าถึงเทคโนโลยีแบบข้อมูลเป็นศูนย์กลาง (data-centric) เพื่อเสริมสร้างความร่วมมือ และประสิทธิภาพการทำงาน มีเพียง 44% รู้สึกว่าองค์กรฯ ของพวกเขาใช้เครื่องมือวิเคราะห์ และเก็บข้อมูล เพื่อช่วยให้พวกเขาตัดสินใจได้ถูกต้อง และทันเวลา และมีเพียง 45% เห็นด้วยว่า องค์กรของพวกเขามีเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานของพวกเขาง่ายขึ้น
การเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานย่อมส่งผลให้เกิดรูปแบบการทำงานใหม่ๆ ในขณะที่เทคโนโลยีทำให้เกิดความร่วมมือระหว่างบุคคล และทีมมากขึ้น ในทุกๆ พื้นที่ และกลุ่มคน อย่างไรก็ตาม ผลการสำรวจพบว่าในปัจจุบันยังมีช่องว่างที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานเป็นทีมร่วมกันให้เกิดประสิทธิภาพ
ความท้าทาย 5 อันดับสูงสุดได้แก่
- นัดประชุมมากเกินไป (33%)
- คนในทีมไม่เปิดรับความคิดใหม่ๆ ที่จะปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น (24%) และ ทีมงานใช้เวลาในการโต้ตอบ และสื่อสารมากเกินไป (24%)
- ใช้เวลามากเกินไปในการสอนพนักงานใหม่ (23%)
- สมาชิกในทีมไม่ปรับตัวให้เข้ากับตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นของทีม (22%)
อย่างไรก็ตาม ผู้ตอบแบบสอบถามเห็นว่า การเข้าถึงเครื่องมือที่ทันสมัยในการทำงานร่วมกัน (49%) ความเป็นผู้นำองค์กรที่แข็งแกร่งและมีวิสัยทัศน์ (44%) ตลอดจนการบริหารจัดการที่เปิดกว้าง (40%) ล้วนช่วยเสริมสร้างทีมที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
ผลการสำรวจนี้ยังพบว่า คนทำงานต้องการอุปกรณ์ที่ดีขึ้นเพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น นอกเหนือจากความต้องการฮาร์ดแวร์ต่างๆ แล้ว 43% ของคนทำงานยังต้องการเข้าถึงเครื่องมือบนคลาวด์เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และอีก 28% ต้องการที่จะสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ รวมทั้งระบบเครือข่ายสังคมภายในองค์กรด้วย
เมื่อถามเกี่ยวกับเทคโนโลยีเด่นที่จะช่วยยกระดับที่ทำงาน ภายในปี 2020
- 42% คิดถึง ปัญญาประดิษฐ์ที่สามารถสนับสนุนการทำงานได้อย่างเป็นอิสระ
- 42%อยากให้มีระบบเครือข่ายสังคมภายในองค์กร ที่รองรับการสื่อสารด้วยวิดีโอและเสียง
- 40% ต้องการพื้นที่การทำงานเสมือนจริงที่รองรับการพูดคุย และแชร์เอกสารแบบเรียลไทม์
พร้อมกันนี้ ยังได้มีการกล่าวถึง Microsoft Teams ซึ่งเป็นแอปพลิเคชั่นแชทบน Office 365 ที่ให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยเป้าหมายหลักในการพัฒนา Microsoft Teams คือ
- สร้างประสบการณ์แชทแบบใหม่สำหรับการทำงานเป็นทีม แบ่งห้องสนทนาตามหัวเรื่องชัดเจน พร้อมเก็บบันทึกข้อมูลให้ไม่พลาดเนื้อหาสำคัญในทุกวินาที
- เป็นศูนย์กลางของทีม โดยรวบรวมทุกแอปพลิเคชัน Office ให้ทุกคนในทีมมีเครื่องมือและข้อมูลพร้อมทำงานเสมอ
- ปรับแต่งได้ตามความต้องการ ด้วยแท็บ คอนเนกเตอร์ และบอทจากพันธมิตรของ Microsoft พร้อมเครื่องมือ Planner และ Visual Studio Team Services
- รองรับมาตรฐานระดับโลกอย่าง SOC1 และ SOC2 ข้อตกลงภายใต้เงื่อนไขของสหภาพยุโรป ISO 27001 และ HIPAA
“เมื่อลักษณะการทำงานเปลี่ยนไป วิธีที่พนักงานให้ความร่วมมือ และทำงานร่วมกันก็จะได้รับผลกระทบเช่นเดียวกัน ดังนั้นผู้นำธุรกิจ และฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงจำเป็นที่จะต้องหาวิธีที่ดีขึ้นเพื่อเสริมศักยภาพให้แต่ละบุคคล พร้อมกับขจัดอุปสรรคต่อความร่วมมือในยุคดิจิทัล โดยเฉพาะเมื่อผลการสำรวจบ่งชี้อย่างเด่นชัดว่า ช่องโหว่เหล่านั้นสามารถลดลงได้ด้วยเทคโนโลยี” นางสาวชุติมา สีบำรุงสาสน์ กล่าวปิดท้าย