ถ้าใครที่ได้ทำงานในยุคแรกๆ เราจะอาจจะได้เคยมีโอกาสใช้ Lotus Notes (ปัจจุบันเป็น IBM Notes) ระบบจัดการอีเมลสำหรับการใช้งานในองค์กรที่ได้รับความนิยมในองค์กรใหญ่ๆ และในวันนี้ได้มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ โดยมีการปรับปรุงให้เข้ากับยุคสมัยเพื่อให้สามารถใช้งานและเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นผ่านเข้าถึงอีเมล, ไฟล์, ปฏิทิน ผ่าน Cloud รวมทั้งยังมีโซเชียลเน็ตเวิร์คให้ใช้งานอีกด้วย ในชื่อ IBM Verse
อีเมล ยังคงเป็นเครื่องมือหลักที่เอามาใช้ในการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กรอยู่ ซึ่งก็ถูกใช้มากว่า 30 ปีแล้ว ธุรกิจต่างๆ ส่งอีเมลมากถึง 108 พันล้านฉบับต่อวัน แต่ในปัจจุบันเราจะเห็นได้ว่าคนเริ่มหันมาใช้แพล็ตฟอร์มที่เป็นโซเชียลมากขึ้น เลยทำให้เป็นที่มาในการพัฒนาโซลูชันที่นอกจากจะเป็นอีเมลแล้ว ยังเป็นเครื่องมืออื่นๆ ที่จะช่วยให้สามารถทำงานได้ดีขึ้น
IBM Verse ถ้าจะให้บอกง่ายๆ ก็คือโซลูชันที่มาแทน IBM Notes โดยเป็น email management, social, messaging และ file storage ซึ่งมีหลักการง่ายๆ ว่า ใครๆ ก็สามารถเข้ามาใช้งานได้ แม้จะเป็นคนนอกองค์กรสามารถเข้ามาดูเข้ามาใช้งานได้เช่นกัน ซึ่งเป็นหลักการที่ทาง IBM เรียกว่า Collaboration without boundary หรือการร่วมมือกันทำงานแบบไร้ขอบเขต รวมทั้งเป็น Enterprise Social Network อีกด้วย อันนี้น่าสนใจ
คุณสมบัติที่น่าสนใจมีดังนี้
- รวมการทำงานทุกอย่างไว้บนหน้าจอเดียว การออกแบบหน้าจอการใช้งานของผู้ใช้ให้เข้าใจง่าย รวบรวมเครื่องมือทุกอย่างที่ก่อนหน้านี้เคยกระจายอยู่ในหลายแอปและต้องเปิดใช้จากหลายหน้าจอเข้าไว้ในทีเดียวกัน ทั้งอีเมล ปฏิทิน รายการสิ่งที่ต้องทำ โซเชียลเน็ตเวิร์ค แชท การประชุมออนไลน์ และการจัดการเอกสารต่างๆ อีกทั้งใช้ได้อย่างไม่มีสะดุดทั้งบนอุปกรณ์โมบายล์และหน้าเว็บไซต์ ซึ่งจุดนี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดข้อความและหลุดไปยังหน้าจอใดหน้าจอหนึ่ง
- faceted search ตัวช่วยการค้นหา ด้วยระบบการค้นหาภายใน Verse สามารถค้นหาได้ทุกอย่างไม่เฉพาะอีเมล แต่เป็นทั้งข้อความที่เกิดขึ้นทั้งหมด, ข้อมูลปฏิทิน หรือจะเป็นไฟล์ที่มีการเก็บไว้ ก็สามารถหาได้หมด
- ปฏิทินที่ทำให้เห็นง่ายขึ้น จากเดิมที่เราจะเห็นเหตุการณ์ที่เราที่จะเกิดขึ้นผ่านการเตือนบนปฏิทินเท่านั้น แต่บน IBM Verse จะแสดงปฏิทินมาอยู่ในแถบด้านล่างแทน ซึ่งมันสะดวกต่อการใช้งานเพราะจะเห็นได้ตลอดและสามารถวางแผนในวันนั้นได้เลย ไม่จำเป็นต้องเข้าไปดูหรือรอให้มันเตือนว่าจะเกิดอะไรขึ้น รวมทั้งแก้ปัญหาการพลาดการประชุม โดยผู้ใช้สามารถเข้าร่วมการประชุมได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่เลื่อนเมาส์เหนือปฏิทินการประชุมและคลิก “Join Meeting” โดยตรงจากแถบฟังก์ชั่นปฏิทิน ก็สามารถเข้าประชุมได้เลยทันทีผ่าน IBM Meetings
- การแชร์ไฟล์ 1 ในสิ่งที่น่าสนใจสำหรับ IBM Verse ก็คือการจัดการด้านการแชร์ไฟล์ ที่ไม่ใช่แค่การโยนไฟล์แล้วจบ แต่สามารถทำให้ทุกฝ่ายสามารถร่วมกันแก้ไข ตรวจสอบ และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับไฟล์นั้น รวมถึงจัดการไฟล์ได้เมื่อต้องการ โดยเจ้าของไฟล์สามารถติดตามได้ว่าใครดาวน์โหลดไฟล์ไปบ้างแล้ว ขณะที่ผู้รับก็สามารถมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุดได้เสมอแทนที่จะมีเฉพาะเวอร์ชันที่แนบมากับอีเมล พร้อมระบบที่ปลอดภัยและมีการเข้ารหัส โดยไฟล์ต่างๆ ยังจะได้รับการซินโครไนซ์ทั้งบนหน้าจอของผู้ใช้และบนอุปกรณ์โมบายล์ ช่วยให้การแชร์และการดำเนินการต่างๆ เป็นเรื่องง่าย ติดตามได้ และยังช่วยประหยัดเนื้อที่อีกด้วย
- การเข้าถึงข้อมูล อย่างที่บอกไปครับว่าคนนอกสามารถเข้ามาใช้งานใน IBM Verse ได้ ถึงแม้จะไม่ได้มี License ก็ตาม โดยจะมีการจำกัดการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งก็จะกำหนดได้โดยเจ้าของไฟล์หรือ Host ของ Meeting นั้น ซึ่งคนนอกนั้นจะอยู่ในนาม Guest เสมอ รวมทั้งการเห็นข้อมูลที่จะเห็นข้อมูลบางส่วนเท่านั้น เพื่อป้องกันการแสดงข้อมูลทั้งหมดให้คนนอกเห็น
- Wiki ในองค์กร องค์ความรู้บางอย่างในองค์กร เราก็อาจจะอยากแชร์ให้คนที่อยู่ในองค์กรได้รับรู้ด้วย ซึ่งจริงๆ แล้วบางองค์กรก็มีส่วนนี้แล้วเรียบร้อยแต่ต้องออกไปนอกเว็บไซต์เพื่อเข้าไปอ่าน ซึ่งสุดท้ายก็ลืมกันไป แต่ด้วย IBM Verse สามารถสร้างองค์ความรู้ภายในองค์กรได้ในนี้เลย รวมทั้งเปิดโอกาสให้คนอื่นๆ ในองค์กรสามารถออกความคิดเห็นต่อบทความนั้นได้ โดยทุกครั้งที่มี comment จะมีเมลไปยังเจ้าของบทความเพื่อให้ได้รับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลง พร้อมทั้งสามารถค้นหาได้ผ่านทาง IBM Verse สามารถเอาลิงก์ไปแชร์และส่งผ่านเมล และสามารถที่จะแชร์ให้กับคนนอกอ่านได้ด้วย ไม่ต้องออกไปเว็บไซต์อื่นเลย
- เห็นโครงสร้างขององค์กรผ่านอีเมล ความเจ๋งที่ชอบอีกอย่างคือ เรามักจะเจอปัญหาว่า เวลาที่เราคุยงานแล้วเราไม่เห็นว่าใครเป็นใคร มีตำแหน่งอะไร ใน IBM Verse สามาระแสดงโครงสร้างขององค์กรได้ว่ามีใครอยู่ในตำแหน่งไหนบ้าง ทำให้เราเห็นภาพของคนที่อยู่ในลูกของเมลได้ง่ายขึ้น
- ง่ายในการประชุม บน IBM Verse สามารถที่จะนำเสนอ Presentation ได้ง่ายๆ รวมทั้งสามารถเปิดให้คนสามารถเข้าไปในแอปนั้นเพื่อที่จะดูการนำเสนอได้พร้อมๆ กัน รวมทั้งเปิดโอกาสให้สามารถแก้ไขหรือ Comment รวมทั้งอัดการประชุมเก็บเป็น log file ก็สามารถทำได้ แบบไม่ต้องมาจดมาจำให้เสียเวลา
นอกจากความสามารถเหล่านี้ ยังมีส่วนของการวิเคราะห์ (Analytics) ที่สามารถระบุได้โดยอัตโนมัติว่าใครคือบุคคลสำคัญที่สุดสำหรับผู้ใช้แต่ละคน หรือกิจกรรมใดที่มีความสำคัญสูงสุดในแต่ละวัน อาทิเช่น
- การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างชาญฉลาด: ความสามารถในการค้นหาและจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีสำคัญที่สุดได้อย่างรวดเร็ว โดยไอบีเอ็มเวิร์สมาพร้อมกับความสามารถอัจฉริยะที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลรวมถึงคาดการณ์พฤติกรรมและลักษณะการทำงานเฉพาะของผู้ใช้แต่ละคนภายในเสี้ยววินาที เพื่อส่งมอบประสบการณ์โซเชียลเมลที่ตอบโจทย์เฉพาะบุคคลแก่ผู้ใช้อย่างแท้จริง ซึ่งก็เหมือนกับการจัดลำดับการแสดงผล SEO หรือการจัดข้อความบน News Feed ของ Facebook นั่นเอง
- ให้ความสำคัญกับคน ไม่ใช่อีเมล: การเรียนรู้รูปแบบการใช้งานและลำดับความสำคัญของงานของผู้ใช้แต่ละคนทำให้ไอบีเอ็มเวิร์สสามารถแสดงบริบทเกี่ยวกับโครงงานต่างๆ รวมถึงคนและทีมงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้นได้ในทันที ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเห็นภาพโปรไฟล์ของพนักงานแต่ละคน เข้าใจถึงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลนั้นๆ และทีม สามารถติดตาม จัดการโครงการ และมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ต่างจากบริการฟรีอีเมลส่วนใหญ่ที่เจาะข้อมูลอินบ็อกซ์ของผู้ใช้เพื่อเพิ่มโอกาสการโฆษณาและทำเงินจากข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งเป็นสิ่งที่สร้างความกังวลในด้านความเป็นส่วนตัวให้แก่ผู้ใช้อีเมลธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจในแวดวงการดูแลสุขภาพและการเงินที่มีกฏระเบียบต่างๆ กำกับอยู่
- การวิเคราะห์ข้อมูลทีมเชิงลึก (Team Analytics): ผู้ใช้สามารถมองเห็นรูปแบบความสัมพันธ์ในองค์กรระหว่างตนกับบุคคลอื่นๆ ผ่านการคลิกเพียงครั้งเดียว เพื่อเป็นข้อมูลก่อนตอบอีเมลโดยไม่ต้องสงสัยอีกต่อไปว่ากำลังโต้ตอบกับใคร
IBM Verse ช่วยให้การทำงานร่วมกันของลูกค้าองค์กรไม่ว่าขนาดใหญ่หรือเล็กเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านคลาวด์ซอฟต์เลเยอร์ (SoftLayer) ที่มีมาตรฐานความปลอดภัยระดับเอ็นเตอร์ไพรซ์ โดยมาพร้อมกับโมเดลการทำสัญญาใหม่ที่เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมบริดจ์ทูคลาวด์ (Bridge to Cloud) สำหรับไอบีเอ็มคอนเน็คชั่นส์คลาวด์ (IBM Connections Cloud) ช่วยให้ลูกค้าสามารถใช้โซลูชั่นส์บนคลาวด์ได้ทั้งในภายในสิ่งแวดล้อมแบบองค์กร (on premise) และไฮบริด ทั้งยังสามารถใช้งานในรูปแบบแอพทั้งบน iOS และ Android แพลตฟอร์มแบบเชือมโยงไร้รอยต่อแบบเดียวกับที่ใช้บนคอมพิวเตอร์ โดยเริ่มมีแอปให้ใช้งานแล้วทั้งบน iOS และ Android
และหนึ่งในเทคโนโลยีของ IBM นั่นคือ Watson Technology ก็จะมีการนำมาใช้งานบน IBM Verse เช่นกัน โดยจะทำให้ผู้ใช้สามารถถามคำถามวัตสันได้ทุกเมื่อ โดยวัตสันจะให้คำตอบที่เรียงตามระดับความเชื่อมั่นในความถูกต้อง ผู้ใช้สามารถบอกวัตสันให้ช่วยตรวจสอบวัน-เวลาที่ทุกคนในทีมว่างตรงกัน พร้อมส่งนัดประชุมให้เสร็จสรรพ ซึ่งเราก็จะเห็นได้ว่า ปลายทางของการใช้ มันจะไม่ใช่แค่การค้นหาแล้วได้คำตอบเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการหาและทำ Action ให้เลยทันที ทำให้งานต่างๆ สามารถทำสำเร็จได้จากการใช้เทคโนโลยีที่ทาง IBM Verse มีให้
ค่าใช้จ่ายของการใช้งาน IBM Verse จะมีการคิดในส่วนของการใช้งานโดยแบ่งเป็น Connection Cloud S1 และ S2 โดยความต่างของ 2 ประเภทนีคือ S1 ได้ใช้ครบทุกอย่าง ส่วน S2 ไม่ได้ใช้อีเมล ด้วยค่าใช้จ่ายที่ 10 เหรียญสหรัฐ/เดือน/คน และ 8 เหรียญสหรัฐ/เดือน/คน ตามลำดับ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่ IBM Connection Cloud
การเปิดให้บริการ ตอนนี้เปิดให้ใช้งานแล้วเป็นที่เรียบร้อยโดยในเมืองไทย ทาง AIS ได้เปิดให้บริการ IBM Verse สำหรับลูกค้า corporate และ SME แล้ว
ส่วนในแง่ site ที่รองรับการใช้งานและ backup ตอนนี้มีในอเมริกาเหนือ, ยุโรป, ญี่ปุ่น โดยจะมีในสิงคโปร์และฮ่องกงภายในปีนี้
https://www.youtube.com/watch?v=YUO4tmCu2w0
ใครที่สนใจสามารถเข้าไปลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานได้ที่นี่ครับ IBM Verse