ในขณะที่โลกมีนวัตกรรมด้านการสื่อสารและทำงานร่วมกันมากมายให้เลือกใช้ แต่อีเมลก็ยังเป็นหนึ่งในช่องทางที่พวกเราคนทำงานนิยมกันแพร่หลาย และเพื่อให้การติดต่อผ่านจดหมายอีเล็กทรอนิกส์เป็นไปอย่างน่าประทับใจ การเลี่ยง 21 ประโยคต่อไปนี้ถือเป็นทางเลือกที่เราทุกคนควรเริ่มต้นตั้งแต่วันนี้
ทำเนียบ 21 ประโยคควรเลี่ยงจากอีเมลนี้เป็นการรวบรวมข้อมูลของ Aaron Orenorff ซึ่งเผยแพร่บน Visme หลายประโยคเป็นข้อความที่เราเห็นจนชินตาบนอีเมล เช่น I’m emailing to … (ดิฉันส่งอีเมลฉบับนี้มาเพื่อ…) หรือ I’ll keep this short … (ขออธิบายสั้นๆว่า…)
ข้อความเหล่านี้ถูกมองว่าไม่มีประโยชน์ใดที่จะเขียนลงไปในอีเมล เพราะเราไม่จำเป็นต้องบอกซ้ำในอีเมลว่า “เขียนอีเมลฉบับนี้มาเพื่อ…” แต่สามารถบอกได้ทันทีว่าเขียนเพื่ออะไร เช่นเดียวกับ I’ll keep this short … ที่จะสั้นมากกว่าหากไม่มีประโยค “ขออธิบายสั้นๆว่า…” เพิ่มลงไป
อีกหลายข้อความยังทำให้ข้อมูลในอีเมลของเราดูลดคุณค่าลง เช่น Please excuse any typos … (ขออภัยหากพิมพ์ผิด) หรือ This might not apply to you … ซึ่งแสดงว่าอีเมลฉบับนี้ถูกส่งแบบปูพรม ไม่ได้เป็นอีเมลเฉพาะถึงผู้รับแต่ละคน ทำให้ผู้รับอาจรู้สึกแง่ลบกับอีเมลในพริบตา
สรุปแล้ว หลักการเขียนอีเมลที่ดีคือการระวังไม่ให้ผู้รับต้องเสียเวลาอ่านข้อความยืดยาวที่ไม่จำเป็น กฏข้อนี้ไม่จำกัดเฉพาะกับพีอาร์ นักการตลาด หรืออาชีพใดอาชีพหนึ่ง แต่สามารถประยุกต์กับทุกคน
ทำเนียบ 21 ประโยคควรเลี่ยงในอีเมล แสดงอยู่ด้านล่างนี้แล้ว
ที่มา: PRdaily