เชื่อว่าใครหลายคนในที่นี้ต้องเคยโดนปล่อยให้รอคำตอบจากทางอีเมล บางทีนานเป็นชั่วโมง เป็นวัน หรือนานจนลืมไปเลยก็มี โดยนักเขียน Joe Pinsker ได้แบ่งประเภทผู้รับอีเมลเป็นสองประเภท คือ พวกที่ปล่อยให้เมลหมักหมมสะสมอยู่ใน inbox ไปเรื่อยๆ และพวกที่รู้สึกอึดอัดใจที่จะตอบสนองโดยทันที แน่นอนว่าบางคนเป็นโดยนิสัย ที่จะต้องตอบกลับโดยทันที หรือไม่ก็ตอบกลับในหลายวันต่อมา
อย่างไรก็ตาม ในฐานะที่เป็นผู้ส่งอีเมลเอง มักจะกังวลเรื่องการไม่ตอบกลับในกรณีที่เป็นเมลสำคัญ ที่ต้องมีการตามอย่างต่อเนื่อง กรณีนี้คุณควรจะต้องเพิ่มโอกาสในการตอบกลับให้มากขึ้น
เมื่อจำนวนข้อความทางธุรกิจที่ได้รับต่อวันในปี 2015 มีค่าเฉลี่ยอยู่ที่ 76 เมลต่อวัน จึงไม่ต้องแปลกใจที่บางเมลนั้นตกหล่นหรือหายไป เพื่อเป็นการส่งเสริมให้ผู้อื่นโต้ตอบกลับ มี 3 วิธีปฏิบัติดังนี้ :
1. ลดมันลงมา
มากกว่าครึ่งหนึ่งของคนที่จะตอบเมล จะตอบสนองต่อเมลที่ใช้ภาษาระดับง่าย ไม่เพียงแค่นั้น ความยาวโดยรวมก็มีผลต่อการตอบกลับเช่นกัน โดยการตอบกลับจะมีมากที่สุดกรณีมีความยาวโดยรวม 100 คำ ดังนั้นเนื้อหาในอีเมลควรสั้นและกระชับให้ได้ใจความมากที่สุด
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่ม value
Lily Herman ผู้แต่ง Muse ค้นพบว่า เมื่อเธอแนบลิงค์ที่อาจทำให้ผู้รับสนใจ ผลปรากฏว่ามีจำนวนถึง 85% ที่ตอบสนองอีเมลของเธอ ซึ่งมากกว่าครึ่งของผู้ตอบกลับ ส่งมาภายใน 24 ชั่วโมง เพราะฉะนั้นควรหาจุดที่ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับคุณค่าจากเมลนั้นๆ
3. ติดตามในทางที่ถูก
ในการติดตามนั้น หากไม่มีการตอบกลับควรรออย่างน้อย 24 ชั่วโมงหากไม่มีอะไรเร่งด่วน และส่งโน๊ตรวมทั้งแนบอีเมลฉบับก่อนหน้านี้ลงไปด้วย ควรไฮไลท์สิ่งที่ต้องการลงไปในเมลเพื่อเป็นการตอกย้ำ เช่น “คุณสามารถที่จะตรวจสอบไฟล์ที่แนบไปหรือไม่”
หากใส่ใจในรายละเอียดลงไปอีกสักนิด สิ่งนี้จะช่วยเพิ่้มโอกาสในการได้รับเมลกลับจากผู้รับสารก็เป็นได้
ที่มา : Mashable