Writer: 
Share
ในโลกของการทำงาน โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่มีความตื่นตัวสูงอย่างการตลาดดิจิทัล เอเจนซี่ หรือสายเทคโนโลยี เรามักจะคุ้นเคยกับวงจรหนึ่งที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า นั่นคือการที่องค์กรตัดสินใจเลื่อนขั้น พนักงานที่ทำผลงานได้ดีที่สุด หรือ Top Performer ขึ้นมาสวมหมวก ผู้จัดการ เพื่อเป็นรางวัลตอบแทนความทุ่มเทและผลงานอันยอดเยี่ยม แต่สิ่งที่ตามมาในหลายครั้งกลับกลายเป็นโศกนาฏกรรมย่อม ๆ ในออฟฟิศ เมื่อพนักงานที่เคยฉายแสงในฐานะผู้เชี่ยวชาญ กลับต้องมาสะดุดล้มและสูญเสียความมั่นใจเมื่อต้องบริหารคน
หนังสือ The First-Time Manager โดย Loren B. Belker, Jim McCormick และ Gary S. Topchik ได้เจาะลึกถึงแก่นแท้ของปัญหานี้ พร้อมชี้ให้เห็นว่าการเป็นผู้ลงมือทำ และการเป็นผู้จัดการนั้น ต้องการชุดทักษะที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การทำงานส่วนตัวมักเน้นที่การจัดการงาน และการพึ่งพาตนเอง แต่เมื่อก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำ คุณจะต้องเปลี่ยนจุดโฟกัสไปที่การจัดการคน และเรียนรู้ที่จะพึ่งพาผู้อื่น ซึ่งถือเป็นศิลปะมากกว่าวิทยาศาสตร์ตายตัว
หลุมพรางของการยึดติดกับความสำเร็จเดิม
บ่อยครั้งที่พนักงานหลายคนจำใจรับตำแหน่งผู้จัดการ เพราะโครงสร้างองค์กรไม่ได้เปิดพื้นที่ให้พวกเขาเติบโตในสายงานผู้เชี่ยวชาญ สิ่งที่องค์กรควรปรับปรุงคือการให้โอกาสในการทดลองงานบริหาร หรือมีการฝึกอบรมเตรียมความพร้อมก่อน เพื่อให้ว่าที่ผู้จัดการได้ค้นหาตัวเองว่าแท้จริงแล้วพวกเขาเหมาะกับเส้นทางนี้หรือไม่ และที่สำคัญคือต้องสร้างความมั่นใจว่า หากพวกเขาปฏิเสธตำแหน่งบริหาร โอกาสในการก้าวหน้าในฐานะผู้เชี่ยวชาญระดับสูงก็ยังคงมีอยู่ ไม่ได้หายไปไหน
สำหรับคนที่ก้าวขึ้นมาเป็นผู้จัดการมือใหม่ หลุมพรางแรกที่มักจะตกลงไปคือ กลุ่มอาการคิดว่าตัวเองทำได้ดีที่สุด หรือ Omnipotent Mindset ผู้จัดการกลุ่มนี้จะโยนงานจิปาถะให้ลูกน้อง แต่กลับกอดงานชิ้นใหญ่และงานสำคัญไว้ทำเองทั้งหมด เพราะเชื่อมั่นในฝีมือตัวเองมากกว่าใคร ผลลัพธ์ที่ตามมาคือความเหนื่อยล้าขั้นสุดของผู้จัดการ และการสูญเสียความท้าทายของลูกทีม เมื่อลูกทีมรู้สึกว่าตนเองไม่ได้รับความไว้วางใจให้รับผิดชอบงานสำคัญ พวกเขาจะหมดไฟและลาออกในที่สุด นำไปสู่ปัญหาอัตราการลาออกสูงที่องค์กรต้องเสียทั้งเงินและเวลาในการหาคนใหม่มาทดแทน
ผู้จัดการที่เก่งกาจจะต้องเรียนรู้ที่จะเป็น ครู ที่ดี นั่นคือการสอนงานให้เป็น วางกรอบความสำเร็จให้ชัดเจน และกล้าที่จะปล่อยมือเพื่อให้ทีมงานได้พิสูจน์ฝีมือของตนเอง
ก้าวแรกในฐานะผู้นำคืออย่าเพิ่งรีบเปลี่ยนโลก
เมื่อได้รับตำแหน่งใหม่ เป็นเรื่องปกติที่ไฟจะแรงและอยากสร้างความเปลี่ยนแปลงให้เห็นผลทันที แต่คำแนะนำที่สำคัญที่สุดคือ จงอดทน การพยายามรื้อระบบทันทีตั้งแต่วันแรกมักถูกตีความว่าเป็นความเย่อหยิ่งและไม่เคารพผู้จัดการคนก่อนหน้า สิ่งแรกที่ควรทำคือการศึกษาพฤติกรรมของคนในทีม คุณอาจต้องเผชิญกับอดีตเพื่อนร่วมงานที่รู้สึกว่าตัวเองเหมาะสมกับตำแหน่งนี้มากกว่า หรือบางคนอาจจะมาในรูปแบบของผู้ที่คอยประจบประแจง ผู้จัดการที่ดีต้องมีสายตาที่เฉียบคมในการมองคนให้ออก โดยไม่แสดงความอคติหรือความเป็นศัตรูต่อใคร
ความกล้าหาญที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของผู้จัดการมือใหม่ คือความกล้าที่จะยอมรับว่า ตัวเองไม่รู้ หากมีคำถามจากลูกทีมที่คุณไม่มีคำตอบ จงหลีกเลี่ยงการเดาสุ่มหรือแต่งเรื่องขึ้นมา การยอมรับอย่างตรงไปตรงมาแล้วไปหาข้อมูลมาตอบทีหลัง จะช่วยสร้างความไว้วางใจได้มากกว่า
นอกจากนี้ การให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับลูกทีม หรือ Downward Communication ควรมีน้ำหนักมากกว่าการสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูง หรือ Upward Communication เพราะในท้ายที่สุดแล้ว อนาคตของคุณในฐานะผู้จัดการจะถูกประเมินจากประสิทธิภาพการทำงานของทีม ไม่ใช่แค่ความสัมพันธ์ที่คุณมีต่อเจ้านาย การสั่งงานควรมาในรูปแบบของ การขอความร่วมมือ มากกว่าการใช้อำนาจสั่งการ การเก็บอำนาจเด็ดขาดไว้ใช้ในยามวิกฤตจะทำให้คุณเป็นผู้นำที่สง่างามและได้รับการเคารพจากใจจริง
เจาะลึกศิลปะแห่งการรับฟัง
ปัญหาเกือบทั้งหมดในการบริหารงานคือ ปัญหาเรื่องคน ไม่ใช่ปัญหาเชิงเทคนิค การเข้าถึงพนักงานอย่างสม่ำเสมอ เปิดช่องทางการสื่อสารให้กว้างขวางตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยสกัดกั้นปัญหาเล็ก ๆ ไม่ให้ลุกลามเป็นปัญหาใหญ่ การประชุมทีมแบบตัวต่อตัวเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมาก แต่ก็ควรบริหารจัดการเวลาให้ดี การรับรายงานตรงจากลูกทีมมากเกินไปอาจทำให้คุณหมดพลัง ควรวางโครงสร้างให้คุณมีเวลาพบปะพูดคุยอย่างลึกซึ้งได้ประมาณสัปดาห์ละครั้ง เพื่อฝึกให้ลูกทีมรู้จักแก้ไขปัญหาเบื้องต้นด้วยตนเองก่อนที่จะวิ่งมาหาคุณทุกเรื่อง
ทักษะที่สำคัญระดับชีวิตสำหรับผู้จัดการคือ การฟังอย่างตั้งใจ ธรรมชาติของมนุษย์เรามีความเร็วในการพูดเฉลี่ย 100 คำต่อนาที แต่สมองของเราสามารถประมวลผลความเข้าใจได้ถึง 1,000 คำต่อนาที ช่องว่างความเร็วนี้เองที่ทำให้เรามักจะหลุดโฟกัสหรือเลิกฟังเมื่อคู่สนทนาพูดช้า ผู้ฟังที่ยอดเยี่ยมจะถมช่องว่างนี้ด้วยการสบตา พยักหน้าตอบรับ ยิ้ม และใช้คำพูดสอดแทรกเชิงบวกเช่น น่าสนใจมาก เล่าต่อสิ เพื่อยืนยันว่าเรากำลังประมวลผลสิ่งที่พวกเขาพูดอย่างแท้จริง การฟังมากกว่าพูดถึงสองเท่า จะช่วยให้คุณได้ข้อมูลเชิงลึกที่มหาศาล และป้องกันไม่ให้คุณกลายเป็นผู้จัดการประเภท “น้ำเต็มแก้ว”
สมดุลระหว่างการควบคุมและการสนับสนุน
หมดยุคของการเป็นผู้นำเผด็จการ หรือผู้นำที่ประนีประนอมเกินไป ผู้จัดการยุคใหม่ต้องใช้แนวทางแบบ ตระหนักรู้ ซึ่งหมายถึงความสามารถในการผสมผสานระหว่าง การควบคุม และ การให้กำลังใจ อย่างเหมาะสมกับพนักงานแต่ละประเภท
หนังสือได้แบ่งพนักงานออกเป็น 5 ประเภทหลัก ได้แก่
- ประเภท A: มีแรงจูงใจสูงแต่ขาดทักษะ ต้องการการควบคุมและสอนงานอย่างใกล้ชิด
- ประเภท B: มีทักษะยอดเยี่ยมแต่ขาดแรงจูงใจ ต้องการการรับฟังและให้กำลังใจ
- ประเภท C: มีทั้งทักษะและแรงจูงใจสูง ต้องการเพียงการสนับสนุนเบื้องหลัง ไม่ต้องเข้าไปก้าวก่าย
- ประเภท D: ขาดทั้งทักษะและแรงจูงใจ ต้องการทั้งการควบคุมเข้มงวดและการให้กำลังใจอย่างหนัก
- ประเภท E: มีทักษะและแรงจูงใจระดับปานกลาง ต้องการการบริหารจัดการระดับมาตรฐาน
การเข้าใจถึงความแตกต่างนี้ จะทำให้ผู้จัดการสามารถดึงศักยภาพสูงสุดของคนในทีมออกมาได้โดยไม่ต้องใช้รูปแบบการบริหารแบบ One-size-fits-all
Thumbsup มองว่า การก้าวขึ้นเป็นผู้จัดการมือใหม่ไม่ใช่เพียงแค่การเปลี่ยนชื่อตำแหน่งบนนามบัตร แต่คือการรื้อระบบความคิดของตัวเองใหม่ทั้งหมด จากคนที่เคยภูมิใจในผลงานส่วนตัว ต้องเปลี่ยนมาภูมิใจในความสำเร็จของผู้อื่น ทักษะความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือ Hard Skills อาจเป็นตั๋วเบิกทางที่พาคุณมาถึงจุดนี้ แต่ความฉลาดทางอารมณ์ การเข้าใจมนุษย์ และศิลปะในการสื่อสาร หรือ Soft Skills ต่างหากที่จะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะไปได้ไกลแค่ไหนในเส้นทางสายบริหาร
เหนือสิ่งอื่นใด ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จจะต้องไม่สูญเสียตัวตนและสมดุลชีวิต การบ้างานจนละทิ้งครอบครัวหรือชีวิตส่วนตัวไม่ใช่เครื่องหมายของความทุ่มเท แต่เป็นสัญญาณของการบริหารจัดการที่ล้มเหลว จงเป็นผู้นำในแบบที่คุณเองก็อยากจะเดินตาม ให้เกียรติลูกทีม เข้าใจความแตกต่าง และจำไว้เสมอว่าการบริหารงานคือการรับใช้ผู้อื่น เพื่อขับเคลื่อนเป้าหมายขององค์กรไปข้างหน้าพร้อม ๆ กับการยกระดับคุณภาพชีวิตของคนทำงานทุกคน
อ่านเพิ่มเติม
