ยิ่งโปร่งใส ภาพลักษณ์ก็ยิ่งดูซื่อสัตย์น่าเคารพ เสริมสร้างความเชื่อมั่นที่แข็งแกร่งให้ทั้งองค์กรและบุคคลได้ในระยะยาว ในทางกลับกัน การปิดกั้นข้อมูลสำคัญจากสาธารณชนและการซุกปัญหาไว้ใต้พรมนั้นไม่ใช่ความคิดที่ดี แถมยังทำให้ทุกอย่างแย่ลงจนอาจทำให้เกิดความเสียหายมากมายตามมา
ในมุมขององค์กร “ความโปร่งใสที่มีความหมาย” จะประสบความสำเร็จก็ต่อเมื่อฝ่ายประชาสัมพันธ์ได้รับอำนาจจากผู้บริหารระดับสูงที่เห็นไปในทางเดียวกัน การเสริมกำลังให้ฝ่ายประชาสัมพันธ์มีความเชี่ยวชาญจึงเป็นทางออกในวันที่โลกการสื่อสารเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ขณะเดียวกันนักประชาสัมพันธ์ก็ควรต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นและเกี่ยวข้องทั้งหมดอย่างราบรื่นเท่าที่จะเป็นไปได้ แน่นอนว่าทั้งหมดนี้จะต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าเพื่อให้นักประชาสัมพันธ์แบ่งปันข้อมูลบางประเภทกับนักข่าวหรือสาธารณชน
แต่หากองค์กรใดถูกรายงานข่าวแง่ลบ และเริ่มได้รับความเสียหายเมื่อข่าวแพร่กระจายทางออนไลน์ การพูดคุยกันระหว่างผู้บริหารระดับสูงและฝ่ายประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นนั้นเป็นเรื่องเร่งด่วนที่ต้องทำทันที ซึ่งหากผู้บริหารตัดสินใจปิดกั้นข้อมูลด้วยเหตุผลมากมาย ฝ่ายประชาสัมพันธ์ที่ดีก็ควรจะต้องตั้งคำถาม เพราะหลายกรณีพบว่าการปกปิดมีโอกาสสูงที่จะทำให้ทุกอย่างแย่ลง ซึ่งการขุดคุ้ยของนักข่าวมักมีผลทำให้องค์กรถูกลงโทษโดยสาธารณชนวงกว้าง
David B. Grinberg ที่ปรึกษาด้านการสื่อสารเชิงกลยุทธ์ ซึ่งเป็นนักเขียนอิสระ และอดีตโฆษกรัฐบาลกลางสหรัฐฯ รวบรวมกฎ 7 ข้อที่จะเตือนใจเหล่านักประชาสัมพันธ์มืออาชีพที่ต้องการเสนอภาพลักษณ์องค์กรโปร่งใสอย่างเห็นผล โดยทุกข้ออยูในขอบเขตแนวคิดว่าการปกปิดเรื่องไม่เหมาะสมในองค์กร อาจเป็นอันตรายต่อภาพสาธารณะของบริษัทได้ ดังนั้นก่อนที่จะปฏิเสธคำขอข้อมูลจากนักข่าวหรือลูกค้า ให้ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้
1. อย่าปกปิดข้อมูล เว้นแต่จะจำเป็นต้องปกปิดอย่างเลี่ยงไม่ได้ด้วยเหตุผลทางกฎหมาย
2. ในหลายประเทศ นักข่าวหรือประชาชนทั่วไปมีสิทธิ์ฟ้องศาลให้ออกคำสั่งบังคับให้บริษัทเปิดเผยข้อมูล ดังนั้นอย่ารอให้ใครยื่นฟ้องศาลตามกฏหมาย หากบริษัทมีบุคลากรที่สามารถให้ข้อมูลได้โดยไม่ต้องรอหมายศาล
3. อย่าโกหก เพราะความไว้วางใจเป็นเรื่องยากที่จะกู้คืนกลับมาหากถูกทำลายทิ้งไปแล้ว
4. หากผู้บริหารหรือองค์กรทำความผิดจริง หรือไม่สามารถตอบคำถามได้ทันที ให้ยอมรับความผิดนั้นก่อน แล้วจึงติดตามข้อมูลอย่างรวดเร็วแบบถูกต้องและจริงใจ
5. หากไม่สามารถทำตามคำขอของสื่อหรือสาธารณชนได้ตามกำหนดเวลา ให้อธิบายว่าทำไมหรือเพราะอะไร จะเป็นการดีกว่าที่จะให้สัญญาแล้วปล่อยให้เวลาล่วงเลยไป
6. หากฝ่ายประชาสัมพันธ์ไม่สามารถให้ข่าว หรือไม่อยากให้นักข่าวระบุชื่อในรายงานข่าว ให้แนะนำแหล่งข้อมูลภายนอกที่น่าเชื่อถืออื่น เพื่อให้นักข่าวไปติดต่อกันเอง
7. ทางที่ดีที่สุดในการจัดการข้อมูลเชิงลบของบริษัท คือการทำอย่างรวดเร็วและทันทีที่เป็นไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้บริษัทต้องวนอยู่ในวงจรข่าวเชิงลบที่ยืดเยื้อ
อย่าลืมว่าความโปร่งใสเป็นสิ่งที่ช่วยทั้งการสร้าง การซ่อมแซม และการปรับปรุงความน่าเชื่อถือของบริษัทได้ เชื่อว่าทั้ง 7 ข้อนี้จะไม่ได้มีประโยชน์ต่อเฉพาะองค์กร แต่เซเลบฯและบุคคลธรรมดาก็สามารถหยิบบางส่วนของกฎเหล่านี้ไปใช้เพื่อภาพลักษณ์ที่ดีได้เช่นกัน
ที่มา: : PRDaily
