หลายองค์กรเจอปัญหาเมื่อต้องทำ Digital Transformation หรือการปรับระบบงานให้รองรับการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล หนึ่งในปมปัญหาใหญ่ที่พบคือพนักงานรู้สึกไม่อยากเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่ กลายเป็นช่องว่างที่ทำให้สิ่งที่ลงทุนไปไม่เกิดประโยชน์ ทางสางปมนี้ได้ คือเคล็ดไม่ลับ 4 ข้อต่อไปนี้
กนกกมล เลาหบูรณะกิจ รองหัวหน้าฝ่ายขาย บริษัท ฟูจิตสึ (ประเทศไทย) จำกัด คือผู้เผย 4 เคล็ดลับนี้โดยอิงประสบการณ์ตรงจากการให้บริการด้าน Digital Solution และ บริการ AI Technology ที่ Fujitsu ปักหลักบุกตลาดมานานหลายปี โดยปัญหาที่องค์กรพบเมื่อต้องทำโครงการ Digital Transformation คือการขาดเจ้าภาพ และพนักงานรู้สึก “ไม่อิน” ซึ่งถือเป็นปัญหาที่ใหญ่กว่าเรื่องเงินทุน
4 เคล็ดของกนกกมลได้แก่ :
1. ต้องบอกว่านี่คือโครงการของทุกคน ที่ต้องร่วมกันทำให้สำเร็จ
กนกกมลบอกว่าแม้บริษัทใหญ่วันนี้จะตั้งแผนกงานดิจิทัล โดยแยกจากแผนกงานไอทีที่เน้นดูแลโครงข่ายไอทีโดยเฉพาะ แล้วแบ่งงานธุรกิจที่เกี่ยวกับดิจิทัลออกมาเพื่อเป็นแผนกสำหรับวางกลยุทธ์บุกธุรกิจดิจิทัลเต็มตัว แต่จากประสบการณ์จริง ทั้งองค์กรที่มี 2 แผนกนี้แล้วและที่ยังไม่มี ล้วนพบปัญหาที่พนักงานมองว่าโครงการ Digital Transformation ไม่ใช่งานของตัวเอง
ทางออกคือการย้ำให้พนักงานทุกคนเห็นภาพว่านี่คือโครงการของทุกคนนะจ๊ะ ทุกคนคือเจ้าภาพที่ต้องร่วมกันทำให้สำเร็จ
2. ผู้จัดการโครงการต้องร่วมมือกับทุกผ่าย
บางองค์กรพบปัญหาผู้บริหารอยากให้เกิดโซลูชันใหม่ แต่ผู้ใช้กลับไม่เห็นด้วย จุดนี้กนกกมลย้ำว่า ผู้จัดการโครงการ Digital Transformation ต้องคุยกับผู้บริหารทุกระดับ ตั้งแต่ใหญ่ถึงเล็ก ข้อนี้เป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการควรให้ความสำคัญ ไม่ใช่ประสานงานเฉพาะกับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง
3. บางทีต้องมีเกม
เมื่อถึงเวลาต้องสอนระบบโซลูชันใหม่ พนักงานอาจไม่อยากเต็มใจใช้งาน จุดนี้ต้องมีการใช้เทคนิกหลากหลายเพื่อจูงใจผู้ใช้ให้สนใจเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน จุดนี้ต้องผสมผสานตามความเหมาะสมขององค์กร
“บางทีต้องมีรางวัลให้ หรือพูดชักจูงให้ผู้ใช้เห็นความง่าย ความสะดวก และความเร็วของโซลูชันใหม่ การเทรนนิ่งเพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานต้องใช้วิธีที่ต่างกัน รวมถึงภาษาที่ใช้กับพนักงานแต่ละกลุ่มด้วย”
4. ผู้บริหารระดับสูงต้องใช้
“สำคัญมากคือผู้บริหารต้องใช้ ถ้าผู้บริหารไม่ใช้ ก็ไม่มีใครใช้” กนกกมลอธิบาย “ถ้าผู้บริหารใช้ พนักงานคนอื่นในองค์กรต้องใช้ตาม”
กนกกมลเล่าว่าหลายครั้งที่โซลูชันสมาร์ทออฟฟิศไม่ประสบความสำเร็จ เพราะพบช่องว่างเรื่องผู้ใช้ไม่ยอมใช้ ปัญหานี้จะบรรเทาได้เมื่อผู้บริหารระดับสูงใช้งานจริงจัง
ว่าแล้ว ก็ขอให้ทุกองค์กรโชคดีกับการทำ Digital Transformation ถ้วนหน้า