การทำงานภายในองค์กร หากต้องใช้หลายเครื่องมือในการทำงานคงเป็นเรื่องยาก วันนี้เรามาแนะนำ LARK ชุดโปรแกรมที่จะช่วยรองรับการทำงานผ่าน LARK Mail ที่ใช้ในการสื่อสารผ่านทางอีเมล์ และช่วยให้ทุกทีมสามารถแลกเปลี่ยนและจัดเก็บข้อมูลผ่านชุดเครื่องมือเดียวกัน เพื่อให้ทำงานได้แบบครบวงจร
Lark Mail เป็นส่วนหนึ่งในชุดโปรแกรม Lark ที่สามารถร่วมกับเครื่องมือในการทำงานอื่นๆ โดยมี โปรแกรม Messenger (โปรแกรมสำหรับรับส่ง ข้อความ) Video Calling (โปรแกรมการประชุมผ่านวิดีโอ) Docs and Sheets (โปรแกรมจัดการงานเอกสารและงานคำนวณ) Cloud Storage (โปรแกรมการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์) และ Calendar (โปรแกรมปฏิทิน สำหรับจัดการตารางเวลา) เพื่อทำงานร่วมกัน
ทั้งนี้ อีเมลถือเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญมากที่สุด แต่ข้อมูลที่สื่อสารผ่านอีเมลมักจะเป็นในรูปแบบไซโล ทำให้การทำงานผ่านเครื่องมือของ LARK จะเป็นการใช้แพลตฟอร์มชุดโปรแกรมร่วมกันทำให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลา ปัจจุบัน Lark Mail ถูกออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อระบบอีเมลเข้ากับเครื่องมือการทำงานอื่นๆ ที่ทีมจำเป็นต้องใช้ โดยสิ่งที่ LARK Mail ทำได้ประกอบด้วย
- ส่งอีเมลถึงกลุ่มแชท
เมื่อต้องการจะส่งอีเมล ผู้ใช้ไม่เพียงแต่สามารถใส่อีเมลของผู้รับ ในช่องใส่ชื่อผู้รับได้เท่านั้น แต่ยังสามารถเพิ่มชื่อกลุ่มแชทได้ด้วย เช่นกัน และอีเมลจะได้รับการส่งถึงสมาชิกในกลุ่มแชทนั้นๆ
- จัดระเบียบอีเมลด้วย Smart Inbox
Lark Mail ช่วยจัดเรียงอีเมลตามลำดับความสำคัญ (Priority) โดยอัตโนมัติ โดยอีเมลที่จัดว่าสำคัญที่สุดจะปรากฏขึ้นก่อน เพื่อให้ผู้ใช้ได้เห็นข้อความเหล่านั้นอย่างรวดเร็วและชัดเจน
- อนุญาตให้ทีมมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อผู้ใช้ส่งเอกสารในรูปแบบ Lark Doc ทางอีเมล ผู้ใช้จะสามารถ ตรวจสอบได้ว่า ผู้รับอีเมลได้รับสิทธิ์ในการให้เข้าถึงเอกสารนั้น หรือไม่ และสามารถตั้งค่าให้ผู้รับมีสิทธิ์สามารถอ่าน แก้ไข หรือเพิ่มเติมข้อมูลในเอกสารนั้นได้อย่างง่ายดายเพียงคลิกเดียว
- Out of Office Reply ตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงาน
ผู้ใช้สามารถเขียนข้อความอีเมลระบุว่า ตนไม่อยู่ที่ทำงาน และตั้งค่าให้ระบบส่งอีเมลดังกล่าวตอบโดยอัตโนมัติ เพื่อแจ้ง ให้ผู้อื่นรู้ว่า ตนยังไม่สามารถอ่านอีเมลได้ เนื่องจากกำลัง อยู่ระหว่างการเดินทางหรือลาพักร้อน
- รวม Gmail เข้ามาไว้ในที่เดียว
แทนที่ผู้ใช้จะต้องล็อกอินเข้าไปอ่านอีเมล์ในบัญชี Gmail ในแต่ละวัน ผู้ใช้สามารถที่จะนำบัญชี Gmail รวมเข้ามาไว้ในชุด โปรแกรม Lark ได้ โดยผู้ใช้สามารถอ่านอีเมล รับส่ง ข้อความ ผ่าน Messenger และเข้าถึงข้อมูลใน Drive ได้อย่างราบรื่น ไร้รอยต่อ
นอกจากนี้ Lark Mail แล้ว เมื่อเร็วๆ นี้ Lark ยังได้เปิดตัวฟีเจอร์ ใหม่ภายใต้ชื่อ Magic Share ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าไปแก้ไข เพิ่มเติม หรือปรับปรุงเนื้อหาของข้อมูลที่นำเสนอผ่านหน้าจอ ของการประชุมผ่านวิดีโอได้ และสามารถรับชมเนื้อหาที่ได้รับ การนำเสนอตามระดับความช้าเร็วที่ถนัด Magic Share ทำให้ผู้ใช้ ไม่ต้องเปิดแท็ปหรือหน้าต่างหลายๆ หน้าทิ้งไว้ ในขณะที่พิจารณา เอกสารร่วมกันกับทีมระหว่างการประชุม
ซึ่งก็หมายถึงว่า ผู้ใช้จะไม่ต้องกังวลว่าจะติดตามเนื้อหาที่ผู้นำเสนอกล่าวถึงไม่ทันในกรณี ที่ผู้นำเสนออาจจะพูดเร็วหรือช้าเกินไป เมื่อเอกสารได้รับการแชร์ ผ่านวิดีโอคอล สมาชิกในทีมสามารถที่จะเข้าไปอ่านเนื้อหาได้ ในตามแบบที่ต้องการ และเข้าไปร่วมแก้ไขได้ทันทีจากหน้าจอ ของวีดีโอคอลนั้นๆ Magic Share ช่วยขจัดสิ่งที่ขวางกั้นระหว่างรูปแบบ ดีไซน์และตัวอักษรออกไป ส่วนผู้ที่เข้าประชุมช้ากว่าคนอื่นก็สามารถ ที่จะเลื่อนหน้าจอขึ้นไป เพื่อจะดูเอกสารที่ได้รับการนำเสนอก่อนหน้านี้ได้ โดยที่ไม่ต้องรบกวนผู้อื่นในที่ประชุม
เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้ผู้นำเสนอหมดความกังวลกับปัญหาเดิมๆ ที่มักจะเกิดขึ้นระหว่างที่มีการแชร์หน้าจอ เช่น กรณีผู้นำเสนอข้อมูลเปิดหน้าต่างหรือแท็ปที่ไม่เหมาะสมไว้ จนเป็นเหตุให้ลูกค้าหรือพนักงานในบริษัทที่เข้าร่วมประชุมเกิดไปเห็นเข้า และยังช่วยควบคุมข้อความแจ้งเตือนที่ไม่เป็นสาระไม่ให้ปรากฏขึ้น บนหน้าจอ
Lark Mail และเครื่องมืออื่นๆ ที่อยู่ในชุดโปรแกรมการทำงานของ Lark ประกอบด้วยพื้นที่ 200 GB สำหรับเก็บข้อมูลบนคลาวด์ พื้นที่ 500 GB สำหรับเก็บข้อมูลอีเมล โดยผู้ใช้สามารถสนทนาผ่านวิดีโอได้ โดยไม่จำกัดนาที ปัจจุบันลูกค้าองค์กรในประเทศไทย สามารถใช้ Lark Mail ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ผู้สนใจสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติม ได้ที่ www.larksuite.com
