ด้วยสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ธุรกิจจำนวนมากต้องปรับตัวให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน การประชุมออนไลน์จึงถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย แต่การประชุมออนไลน์ก็ยังมีประสิทธิภาพไม่เท่ากับประชุมแบบเจอหน้า
วันนี้ทีมงาน Thumbsup จะมาแนะนำแนวทางง่ายๆ ในการประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
หัวข้อประชุมชัดเจน
สิ่งที่สำคัญมากของการประชุม คือ Agenda หรือวาระการประชุม ซึ่งจะช่วยให้เห็นทิศทางและภาพรวมของการประชุม ไม่ว่าจะเป็น หัวข้อ รายละเอียด และการเตรียมตัว โดยเฉพาะการประชุมออนไลน์ที่ไม่สามารถเจอหน้ากันตรงๆ แล้วอธิบายรายละเอียดให้ฟังได้
เริ่มและเลิกให้ตรงเวลา
ฟังดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานของการประชุมทั่วไป แต่การประชุมออนไลน์ยากกว่าในการติดตามผู้เข้าร่วมประชุม การประชุมไม่ตรงเวลาสะท้อนให้เห็นถึงวินัยของคนในองค์กร ถือเป็นการไม่ให้ความสำคัญและไม่เกียรติผู้อื่น การบริหารเวลาอย่างเหมาะสมจะช่วยให้วางแผนงานได้อย่างลงตัวไม่กระทบงานส่วนอื่น
ประชุมแบบมีส่วนร่วม
ความท้าทายของการประชุมออนไลน์คือผู้เข้าร่วมประชุมถูกเบี่ยงเบนความสนใจจากสิ่งรอบข้างได้ง่ายมาก ซึ่งเราไม่มีทางรู้ได้เลยว่าพนักงานกำลังทำอะไรอยู่บนหน้าจอ ทำให้ขาดการมีส่วนร่วมและการประชุมไม่มีประสิทธิภาพ
การขอความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ ลงคะแนนเพื่อตัดสินใจ ก็เป็นวิธีที่ดีในการกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมสนใจรายละเอียดมากขึ้น
ปิดเสียงเมื่อไม่ได้พูด
การประชุมออนไลน์จากที่บ้าน อาจมีเสียงรบกวนเกิดขึ้น เช่น เสียงคนพูดคุย เสียงรถยนต์ และเสียงพัดลม ดังนั้นการปิดไมค์เป็นกติกาพื้นฐานสำหรับการประชุมออนไลน์ หากต้องการพูดค่อยเปิดไมค์
ไม่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
ความใส่ใจและการมีส่วนร่วมเป็นสิ่งสำคัญในการประชุม ไม่ควรอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เช่น การตอบอีเมล ส่งข้อความ หรือจัดเอกสาร ซึ่งจะส่งผลเสียต่อบรรยากาศการประชุมและประสิทธิภาพในการทำงาน การประชุมออนไลน์ควรให้ความสำคัญเหมือนการประชุมต่อหน้า ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนให้ความสนใจต่อหัวข้อที่พูดคุย
จบการประชุมด้วยการสรุป
เมื่อการประชุมออนไลน์ดำเนินไปด้วยการให้ข้อมูล แลกเปลี่ยนข้อเสนอแนะ ควรจบการประชุมด้วยการสรุปผลว่า การดำเนินการขั้นต่อไปเป็นอย่างไร และใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ ยกตัวอย่างเช่น
- สิ่งต่อไปที่ต้องดำเนินการคืออะไร
- มอบหมายงานให้ใครรับผิดชอบ
- กำหนดส่งเมื่อไหร่
- ประชุมครั้งต่อไปเมื่อไหร่
อ้างอิง Inc., Business2Community
