Writer: 
Share
คุณเคยสงสัยไหมว่า ทำไม CEO ระดับโลกที่ต้องบริหารพนักงานหลักหมื่นคน รับผิดชอบรายได้มหาศาล และต้องดีลกับ Stakeholders รอบทิศทาง ถึงดูเหมือนมีเวลามากกว่าคนทั่วไป? ในขณะที่พนักงานระดับปฏิบัติการหรือ Manager หลายคนรู้สึกว่าแค่ 24 ชั่วโมงก็ยังไม่พอจัดการอีเมลให้หมด แต่ CEO เหล่านี้กลับมีเวลาเหลือพอที่จะออกกำลังกาย อ่านหนังสือ และวางแผนกลยุทธ์ระยะยาว
Jeff Kindler อดีต CEO ของ Pfizer บริษัทยายักษ์ใหญ่ระดับโลก เคยแชร์มุมมองที่น่าสนใจว่า สิ่งที่เขามักพบจากการโค้ช CEO รุ่นใหม่คือ “ความย้อนแย้ง” (Paradox) ของการบริหารทรัพยากร ผู้นำเหล่านี้มักซีเรียสกับการจัดสรรงบประมาณ (Capital Allocation) หรือการบริหารคน (Human Resource) อย่างมาก แต่พวกเขากลับละเลยการบริหารทรัพยากรที่มีค่าที่สุดและมีจำกัดที่สุดของบริษัท นั่นคือ “เวลาของตัว CEO เอง”
แล้วเคล็ดลับการสร้าง “เวลา 48 ชั่วโมง” ในปฏิทิน 24 ชั่วโมงของเหล่าผู้นำชั้นยอดคืออะไร? Thumbsup สรุป 3 ขั้นตอนสำคัญที่เป็นทางลัดในการเปลี่ยนจาก CEO ที่ “ยุ่งตลอดเวลา” เป็น CEO ที่ “สร้าง Impact ได้จริง” มาให้แล้ว
ปรัชญา “ทำน้อยเพื่อให้ได้มาก”
วาระงานของ CEO ไม่ใช่รายการสิ่งละอันพันละน้อยที่ต้องทำในแต่ละวัน แต่มันคือการประกาศ “จุดยืนเชิงกลยุทธ์” ขององค์กร
หลายคนเข้าใจผิดว่า CEO ต้องรู้ทุกเรื่อง ต้องเข้าทุกโปรเจกต์ แต่ในความเป็นจริง ยิ่งตำแหน่งสูงขึ้น “อำนาจในการปฏิเสธ” ยิ่งสำคัญกว่าอำนาจในการสั่งการ Jeff Kindler แนะนำสูตรเด็ดสำหรับผู้นำมือใหม่ คือการเริ่มต้นเขียน “Top 10 Priorities” ประจำปีออกมา แล้วใช้กรรไกรทางความคิดตัด 6 หรือ 7 อันดับล่างทิ้งไปเสีย
เป้าหมายที่เหลืออยู่เพียง 3-4 อย่างนั้น ต้องผ่านบททดสอบความเป็นเลิศ 2 ข้อ
-
Business Driver: สิ่งนี้ขับเคลื่อน Growth หรือเปลี่ยนทิศทางความสำเร็จของธุรกิจอย่างมีนัยสำคัญหรือไม่?
-
CEO Only: งานนี้ “คนอื่นทำแทนไม่ได้” จริงหรือเปล่า? ถ้าไม่มีตัวคุณอยู่ในห้องประชุมนั้น งานจะเดินต่อไม่ได้ หรือผลลัพธ์จะด้อยลงอย่างมหาศาลจริงไหม?
หากคำตอบคือ “ไม่” นั่นหมายความว่าคุณกำลังใช้เวลาของ CEO ไปทำงานในระดับที่ควรจะมอบหมาย (Delegate) ให้คนอื่นทำ
ตรวจสอบช่องว่างระหว่าง “ความตั้งใจ” กับ “ความเป็นจริง”
ขั้นตอนที่สองคือการเผชิญหน้ากับความจริง (Reality Check) บ่อยครั้งที่ผู้นำบอกว่า “นวัตกรรม” คือเรื่องสำคัญที่สุด แต่เมื่อเปิดปฏิทินดู กลับพบว่าเวลา 80% หมดไปกับการประชุมเรื่องโอเปอเรชันประจำวัน หรือการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่ทีมงานควรจัดการเองได้
Jeff แนะนำให้ทำสิ่งที่เรียกว่า “Calendar Analysis” โดยขอให้ผู้ช่วยส่วนตัววิเคราะห์ปฏิทินย้อนหลังรายเดือนหรือรายไตรมาส แล้วแยกหมวดหมู่การใช้เวลาออกมาเป็นเปอร์เซ็นต์:
-
เวลาที่ใช้กับกลยุทธ์
-
เวลาที่ใช้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
-
เวลาที่ใช้กับงานรูทีน
การทำแบบนี้ไม่ใช่แค่ครั้งเดียวจบ แต่ต้องทำสม่ำเสมอจนเป็นนิสัย ผู้นำต้องหมั่นถามตัวเองว่า “ฉันกำลังทุ่มเทเวลาส่วนใหญ่ไปกับสิ่งที่มีเพียงฉันเท่านั้นที่ทำได้ และส่งผลต่อความสำเร็จของบริษัทอย่างเป็นรูปธรรมแล้วหรือยัง?” หากปฏิทินของคุณเต็มไปด้วยงานที่ “ใครก็ทำได้” นั่นคือสัญญาณอันตราย
อย่าปล่อยให้ปฏิทิน “วางแผนคุณ”
CEO ระดับโลกจะไม่รอให้ใครมาเติมช่องว่างในตารางงาน แต่พวกเขาจะ “จอง” เวลาให้ตัวเองก่อนที่คนอื่นจะเข้ามารุกราน นี่คือการบริหารเวลาเชิงรุก
โครงสร้างปฏิทินที่ Thumbsup แนะนำตามแนวทางของ CEO มือโปร มีดังนี้
-
Allocated Stakeholder Time: กำหนดสัดส่วนที่ชัดเจนสำหรับการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (เช่น 30-40% ของสัปดาห์) และกระจายน้ำหนักให้เหมาะสมระหว่างบอร์ดบริหาร, พาร์ทเนอร์ และลูกค้าสำคัญ
-
The Power of Rhythm: สร้างจังหวะการประชุมภายในที่แน่นอน แต่ต้องยืดหยุ่นตามความจำเป็น ไม่ใช่ทุกคนที่รายงานตรง จะต้องการเวลาเท่ากัน
-
Unstructured Thinking Time: นี่คือเคล็ดลับที่สำคัญที่สุด CEO หลายคนเลือก “Block” ปฏิทินช่วงเช้า เช่น 07.00 – 09.00 น. ไว้สำหรับ “การคิด” โดยห้ามมีการนัดหมาย เพื่อใช้สมองที่สดชื่นที่สุดไปกับการวางแผนภาพใหญ่
-
Self-Care & Personal Growth: ผู้นำที่เหนื่อยล้าไม่สามารถตัดสินใจได้ดี การจัดเวลาให้ครอบครัว การออกกำลังกาย และการพักผ่อน ไม่ใช่เรื่องฟุ่มเฟือย แต่คือ “หน้าที่” ในการรักษาศักยภาพของทรัพยากรที่สำคัญที่สุดของบริษัท
ลำดับความสำคัญที่แท้จริง ดูได้จาก “ปฏิทิน” ไม่ใช่ “คำพูด”
สุดท้ายแล้ว ความแตกต่างระหว่าง CEO ที่ประสบความสำเร็จอย่างสูง กับ CEO ที่ล้มเหลว ไม่ได้อยู่ที่ความเก่งกาจเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ “ความสามารถในการควบคุมเวลา”
การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพคือผลลัพธ์ปลายทางของการบริหารเวลาที่ดี หากคุณพบว่าเรื่องหยุมหยิมยังคงต้องผ่านการตัดสินใจของคุณอยู่เสมอ นั่นเป็นสัญญาณสะท้อนว่าทีมงานของคุณยังไม่พร้อม หรือคุณเองนั่นแหละที่ไม่กล้าปล่อยมือ
จดจำไว้ว่า “ภาพสะท้อนที่แท้จริงที่สุดของลำดับความสำคัญของคุณ คือวิธีที่คุณใช้เวลา” ตรวจสอบให้มั่นใจว่าปฏิทินของคุณ สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ที่คุณต้องการนำพาองค์กรไปข้างหน้า เพราะในฐานะผู้นำ เวลาของคุณไม่ใช่แค่ของคุณ แต่มันคือเข็มทิศของทั้งบริษัท
