Writer: 
Share
เคยถามตัวเองไหมว่า ทำไมบางคนถึงดูเหมือนมีเวลาเหลือเฟือ ทั้งที่เขาก็มี 24 ชั่วโมงเท่ากับเรา? ทำไมพวกเขาถึงจัดการ To-do list ยาวเหยียดได้จนครบ ในขณะที่เราแค่จะเคลียร์อีเมลก็หมดวันแล้ว?
คำตอบไม่ได้อยู่ที่ปริมาณของเวลา แต่อยู่ที่คุณภาพของการบริหารจัดการ คนที่ประสบความสำเร็จระดับสูงไม่ได้ทำงานเยอะกว่าคุณ แต่พวกเขาทำงานที่สำคัญกว่า และรู้วิธีจัดการมันให้เสร็จเร็วที่สุด
วันนี้ Thumbsup จะพาไปถอดรหัสหนังสือ Eat That Frog! ของ Brian Tracy ที่เปรียบงานยากที่สุดเป็น กบ ที่คุณต้องรีบกินมันเข้าไปซะ เพื่อให้ชีวิตการทำงานของคุณง่ายขึ้นแบบหน้ามือเป็นหลังมือ มาดูกันว่า 21 วิธี ที่เราสรุปมาให้เหลือแก่นสำคัญ ในการหยุดนิสัยผัดวันประกันพรุ่งมีอะไรบ้าง
จัดโต๊ะให้พร้อม และพลังของการเขียนเป้าหมาย
กฎข้อแรกและสำคัญที่สุดของการเพิ่ม Productivity ไม่ใช่การรีบทำงาน แต่คือการ Setting the Table หรือการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนก่อนเริ่มสตาร์ท
ความชัดเจนคือหัวใจของความสำเร็จ สาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้คนส่วนใหญ่ทำงานไม่เสร็จ หรือผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อย ๆ คือความสับสน ไม่รู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องทำจริง ๆ หรือทำไปเพื่ออะไร ซึ่งมีเทคนิคง่าย ๆ คือคิดบนกระดาษ หรือ Think on Paper
เมื่อคุณเขียนเป้าหมายออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร มันเหมือนคุณกำลังเขียนโปรแกรมให้สมองตัวเอง การเขียนช่วยเปลี่ยนจากความฝันในอากาศ ให้กลายเป็นรูปธรรมที่จับต้องได้ มันจะไปกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และปลดปล่อยพลังงานในการโฟกัสออกมา
จำไว้ว่าอย่าเริ่มต้นวันใหม่ โดยที่ยังไม่รู้ว่าจะทำอะไร วางแผนล่วงหน้าทุกคืนก่อนนอน แล้ววันรุ่งขึ้นคุณจะตื่นมาพร้อมกับ GPS ที่นำทางไปสู่ความสำเร็จทันที
กฎ 80/20 ทำน้อยให้ได้มาก
หลายคนคุ้นเคยกับ Pareto Principle หรือกฎ 80/20 อยู่แล้ว แต่ในบริบทของการทำงาน มันหมายความว่า ผลลัพธ์ 80% มาจากกิจกรรมเพียง 20% ที่คุณทำ
สมมติคุณมีลิสต์งาน 10 อย่าง จะมีเพียง 2 อย่างเท่านั้นที่มีมูลค่ามากกว่าอีก 8 อย่างที่เหลือรวมกัน หน้าที่ของคุณคือ หา 2 อย่างนั้นให้เจอ แล้วทุ่มเทพลังงานทั้งหมดไปที่มัน
คนส่วนใหญ่มักทำพลาดตรงที่ไปวุ่นวายกับงานจุกจิก 80% เช่น ตอบแชทลูกค้าที่ไม่สำคัญ, จัดเอกสาร หรือประชุมที่ไม่มีวาระจนหมดแรง แล้วปล่อยงานสำคัญ 20% งานที่สร้างรายได้ และงานวางกลยุทธ์ทิ้งไว้ทำทีหลัง หรือแย่กว่านั้นคือไม่ได้ทำเลย
วิธีแก้ง่าย ๆ คือ ก่อนเริ่มงานทุกชิ้น ถามตัวเองเสมอว่า งานนี้อยู่ในกลุ่ม 20% บนสุด หรือ 80% ล่างสุด? จงปฏิเสธที่จะทำงานมูลค่าต่ำ จนกว่างานมูลค่าสูงจะเสร็จสิ้น
กินกบตัวนั้นซะ!
นี่คือแก่นของหนังสือเล่มนี้ คำว่า กบ คือตัวแทนของ งานที่ใหญ่ที่สุด สำคัญที่สุด และเป็นงานที่คุณมีแนวโน้มจะเลื่อนมันออกไปมากที่สุด
กฎเหล็กของ Brian Tracy มีอยู่ว่า
- ถ้าคุณต้องกินกบเป็นอาหารเช้า ให้กินมันเป็นอย่างแรก แล้ววันที่เหลือของคุณจะสดใส เพราะเรื่องแย่ที่สุดได้ผ่านไปแล้ว
- ถ้าต้องกินกบสองตัว ให้กิน ตัวที่น่าเกลียดที่สุด ก่อน หรือเริ่มจากงานที่ยากและสำคัญที่สุด
การเริ่มต้นวันด้วยความสำเร็จเล็ก ๆ จากการทำงานยากเสร็จ จะสร้างสารโดพามีนในสมอง ทำให้คุณรู้สึกดีกับตัวเอง มีพลัง และเกิด Momentum ในการทำงานชิ้นต่อไป อย่ามัวแต่นั่งจ้องกบ เพราะยิ่งจ้องนาน มันจะยิ่งดูตัวใหญ่และน่ากลัวขึ้น ลงมือทำทันที
เทคนิค ABCDE ที่จัดลำดับความสำคัญขั้นเทพ
การมี To-do list นั้นดี แต่ List ที่ไม่มีการจัดลำดับความสำคัญคือหายนะ ลองใช้วิธี ABCDE Method แยกประเภทงานดังนี้
- A (Must do): งานที่ ต้องทำ ถ้าไม่ทำจะเกิดผลเสียร้ายแรง (นี่คือกบของคุณ)
- B (Should do): งานที่ ควรทำ มีผลกระทบรองลงมา (ห้ามทำ B ถ้า A ยังไม่เสร็จ)
- C (Nice to do): งานที่ น่าทำ ถ้าทำก็ดี แต่ถ้าไม่ทำก็ไม่มีใครเดือดร้อน (เช่น ไปกินข้าวกับเพื่อน)
- D (Delegate): งานที่ มอบหมายได้ ส่งต่อให้คนอื่นทำ เพื่อที่คุณจะได้มีเวลาไปทำข้อ A
- E (Eliminate): งานที่ กำจัดทิ้ง งานที่เคยสำคัญแต่ตอนนี้ไม่จำเป็นแล้ว เลิกทำซะ
ฝึกวินัยให้ตัวเองเริ่มที่ A1 เสมอ อย่าข้ามไปทำ C เพียงเพราะมันง่ายกว่า นี่คือความแตกต่างระหว่างคนยุ่ง กับคนที่มีประสิทธิภาพ
The Law of Three และสมดุลชีวิต
คุณไม่สามารถทำทุกอย่างให้เสร็จได้ในวันเดียว และนั่นคือความจริงที่ต้องยอมรับ การพยายามทำทุกอย่างจะทำให้คุณ Burnout ในที่สุด
ให้โฟกัสที่ Key Result Areas หรือพื้นที่ผลลัพธ์หลัก งานที่คุณต้องรับผิดชอบโดยตรงจริง ๆ ซึ่งปกติจะมีอยู่ประมาณ 3 อย่างที่ส่งผลต่อ 90% ของความก้าวหน้าในอาชีพของคุณ หา 3 อย่างนี้ให้เจอ แล้วทุ่มเทเวลากับมัน
แต่ชีวิตไม่ได้มีแค่งาน Brian Tracy แนะนำให้ใช้กฎแห่งสามกับชีวิตส่วนตัวด้วย
- การงาน/การเงิน: เพื่อความมั่นคง
- ครอบครัว/ความสัมพันธ์: เพื่อความสุขทางใจ
- สุขภาพ: เพื่อให้มีแรงทำข้อ 1 และ 2
ลองประเมินตัวเองดูว่าตอนนี้คุณสอบตกข้อไหน แล้วรีบอุดรูรั่วนั้น อย่าปล่อยให้ด้านใดด้านหนึ่งพังทลายเพราะมัวแต่โฟกัสอีกด้านมากเกินไป
เตรียมตัวให้พร้อม และพัฒนาทักษะอยู่เสมอ
หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้เราไม่อยากเริ่มงานคือความรู้สึกว่าเราไม่เก่งพอ หรือกลัวทำไม่ได้ วิธีแก้คือ Continuous Learning
ในโลกยุคดิจิทัล ทักษะที่มีอายุสั้นลงเรื่อย ๆ คุณต้องอัปเกรดตัวเองตลอดเวลา
- อ่านหนังสือที่เกี่ยวกับสายงานวันละ 1 ชั่วโมง
- ฟัง Podcast ระหว่างเดินทาง
- เข้าอบรมสัมมนา
ยิ่งคุณเก่งขึ้น คุณจะยิ่งมั่นใจ และใช้เวลาในการทำงานนั้นน้อยลง ความรู้สึกว่างานยากจะหายไป และคุณจะกล้า กินกบ ตัวนั้นได้เร็วขึ้น
หั่นงานช้างให้เป็นชิ้นเล็ก
บางครั้งงานมันใหญ่เกินไปจนเราท้อ เทคนิคคืออย่ามองงานเป็นก้อนใหญ่ แต่ให้มองเป็นชิ้นส่วนเล็ก ๆ
- Salami Slice: หั่นงานเป็นแผ่นบาง ๆ เหมือนซาลามี่ แล้วทำทีละแผ่น เช่น แทนที่จะคิดว่าต้องเขียนหนังสือ 1 เล่ม ให้คิดว่าวันนี้จะเขียนแค่ 1 ย่อหน้า
- Swiss Cheese: เจาะรูงานชิ้นใหญ่ด้วยการทำอะไรก็ได้เล็ก ๆ น้อย ๆ ลงไปก่อน 5-10 นาที เพื่อให้เกิดความคืบหน้า พอเห็นงานเริ่มเดิน เราจะมีกำลังใจทำต่อเอง
สร้าง “Sense of Urgency” และระวังกับดักเทคโนโลยี
สิ่งหนึ่งที่แยกผู้ชนะออกจากคนทั่วไป คือความรู้สึกเร่งด่วน คนเก่ง ๆ จะมี Bias for Action คือเน้นการลงมือทำทันที ไม่รอให้ไฟลนก้น
และศัตรูตัวฉกาจของความเร่งด่วนในยุคนี้คือ Technology
การแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย อีเมลที่เด้งตลอดเวลา คือหลุมพรางที่ดูดเวลาและสมาธิของคุณไป การตอบอีเมลทันทีอาจทำให้คุณรู้สึกว่าได้ทำงาน แต่มันคือการตอบสนองต่อวาระของคนอื่น ไม่ใช่งานสำคัญของคุณ
ลองฝึก Digital Detox ช่วงสั้น ๆ ขณะทำงานสำคัญ ปิดเน็ต ปิดแจ้งเตือน แล้วโฟกัสงานตรงหน้า 100% คุณจะตกใจว่างานเสร็จเร็วขึ้นแค่ไหนเมื่อไม่มีสิ่งรบกวน
Thumbsup มองว่า การกินกบไม่ใช่เรื่องของความทรมานตัวเอง แต่มันคือศิลปะของการเลือกที่จะลำบากก่อนเพื่อสบายทีหลัง ในโลกการทำงานจริงที่เต็มไปด้วยสิ่งเร้าและงานด่วนแทรกตลอดเวลา การมีสติรู้ตัวว่า อะไรคือ A1 ของชีวิต คือทักษะที่สำคัญที่สุด
อย่าให้ความยุ่งมาหลอกตาว่าคุณกำลังก้าวหน้า เพราะการวิ่งอยู่บนลู่วิ่งแม้จะเหนื่อยแทบขาดใจ แต่คุณก็อยู่ที่เดิม จงกล้าที่จะเลือกทิ้งงานที่ไม่สำคัญ กล้าที่จะกินกบตัวที่น่าเกลียดที่สุด และกล้าที่จะเป็นเจ้านายเวลาของตัวเอง
เริ่มตั้งแต่วันนี้… มองไปที่ To-do list ของคุณ แล้วถามตัวเองว่า “ตัวไหนคือกบ?” แล้วจัดการมันซะ!
อ่านเพิ่มเติม
