ผู้ว่าจ้างมักจะมีวิธีการกรองข้อมูลและจัดเก็บเข้าไปในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นเพื่อจัดการอีเมลจำนวนมหาศาลที่เข้ามาในแต่ละวัน จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมต้องมีคำชี้เฉพาะ อย่าง “job application” หรือ ”job candidate” ที่จะทำให้ค้นหาได้ภายหลัง เช่น สมัครงาน John Smith ตำแหน่งผู้จัดการด้านโซเชียลมีเดีย
การใส่ชื่อและตำแหน่งมาพร้อมกัน
สำหรับใบสมัครงานตามมาตรฐานควรมีข้อมูลที่สำคัญที่สุดรวมไว้ในบรรทัดแรก เช่น ชื่อตำแหน่งที่จะสมัคร ชื่อและ ID (ถ้ามี) อย่างน้อยผู้จัดการที่ได้เห็นจะได้มีความพยายามในการถอดรหัส เช่น Data Scientist No.123456 ใบสมัคร John Smith
ระบุชื่อและคุณสมบัติให้ชัดเจน
เขียนหัวเรื่องที่จะแยกได้อย่างรวดเร็วเมื่อเห็นเพียงแค่แวบแรกหรือจะเป็นคำย่อก็ได้ เช่น MBA, CPA หรือ Ph.D. หลังจากระบุชื่อและตำแหน่งที่คุณต้องการสมัคร ตัวอย่าง ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด John Smith, MBA
ถ้ามีบุคคลอ้างอิงก็ให้ใส่ชื่อระบุไปด้วย
หากงานที่ไปสมัครเป็นการแนะนำจากคนรู้จักอย่าเขียนไว้ในเนื้อหาอีเมลแต่ให้ใส่ไว้ตั้งแต่ต้นของหัวเรื่องด้วยชื่อของคนที่แนะนำให้คุณมาสมัคร เช่น ผู้แนะนำ Jane Brown ตำแหน่ง Technical Writer เป็นต้น
อย่าใช้ CAPS ในเนื้อหาทั้งหมด
การใช้ caps อาจได้รับความสนใจจากบางคน แต่เป็นหนทางที่ผิด เมื่อเทียบกับการเขียนหรือสะกดด้วยตัวอักษรที่อ่านง่าย ลองใช้เครื่องขีดกลาง หรือ ทับ เพื่อแยกความคิด และหลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์เล็ก ตัวอักษรพิเศษ เครื่องหมายต่างๆ เพราะจะทำให้ดูน่ารำคาญ เช่น Job Inquiry: Award-Winning Creative Director now in New York (**กรณีนี้อาจหมายถึงการสะกดคำ และขนาดตัวอักษรไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด แต่ให้เขียนแบบสลับกันตัวเล็กใหญ่ จะดูน่าสนใจกว่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด)