ปกติแล้ว คุณผู้อ่านใช้เครื่องมืออะไรในการประชุมออนไลน์บ้างคะ ทางผู้เขียนเองใช้เกือบทุกแอพเลย ไม่ว่าจะเป็น Zoom Google Meet Microsoft team Cisco webex หรือ LINE VDO Call เป็นต้น เรียกได้ว่าใช้ทุกช่องทางที่สามารถประชุมได้นานและสะดวกเลยค่ะ
วันนี้เลยจะมาแนะนำแอปพลิเคชั่นที่เปิดให้ใช้ได้ฟรี รองรับงานประชุมหลายรูปแบบได้อย่างน่าสนใจ เผื่อว่าบริษัทหรือองค์กรที่ต้องประชุมบ่อยๆ และกำลังมองหาบริการใหม่ๆ มาอำนวยความสะดวกในการทำงานในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน เพราะแต่ละแอปก็มีความโดดเด่นที่ต่างกันไป ลองมาดูกันค่ะ
Google Meet
เรียกว่าเป็นอีกหนึ่งบริการของ Google ที่เปิดให้บุคคลทั่วไปใช้งานได้ฟรีมาสักพักแล้ว ทางบริษัทของผู้เขียนใช้บัญชี G suite จึงได้ทดลองใช้งานเครื่องมือนี้ ตั้งแต่เกิดปัญหาวิกฤต COVID-19 ที่บริษัทประกาศให้ WFH เลยค่ะ ข้อดีของ Google Meet คือใช้งานฟรี จะใช้เวลานานแค่ไหนก็ได้ ไม่ต้องกังวลว่าเวลาจะหมดเมื่อไหร่ จะเข้าใช้งานผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ก็แค่กดลิ้งค์ที่ส่งมาให้ในกลุ่มได้เลย
อีกหนึ่งความสะดวกก็คือ จัดการประชุมล่วงหน้าและตั้งเวลาแจ้งไว้ได้ ทำให้สะดวกไม่ลืมนัด (แต่ต้องกด Join หลังมีข้อความส่งมานะ) โดยผู้นัดประชุมสามารถตั้งการประชุมผ่าน Google Calendar ใส่รายละเอียดเลยว่าจะมีใครบ้าง เวลาเท่าไหร่ เลือกเลยจะประชุมแบบ meet หรือไม่ ก็ใส่รายละเอียดให้ครบ และเลือก add google meet video conferencing ระบบจะรันโค้ดประชุมให้อัตโนมัติส่งให้แก่ผู้ร่วมประชุม และจะประชุมเกินเวลาก็ได้ หากยังคุยไม่จบ ถือว่าเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่สะดวกสุดๆ เลยค่ะ
ความพิเศษที่ Google บอกมาก็คือ ปลอดภัย ควบคุมผู้เข้าร่วมประชุมได้ (คนเข้าประชุมต้องมีอีเมล์ของ gmail เท่านั้น ไม่ใช่ใครคลิกลิ้งเข้ามาก็ได้) บันทึกการประชุมได้ จะเก็บไฟล์บน Google drive ง่ายต่อการเข้าไปฟังซ้ำ และจะไม่มีการนำความลับหรือข้อมูลไปใช้งานต่อด้วย
ประเภทของการใช้งานที่ google meet ที่ระบุมาคือ
ผู้ใช้รายบุคคล: จะจำกัดเวลาประชุมครั้งละไม่เกิน 60 นาที แต่ Google จะเริ่มบังคับใช้การจำกัดเวลานี้หลังจากวันที่ 30 กันยายนเป็นต้นไป
องค์กรที่ไม่ได้เป็นลูกค้า G Suite: จะใช้งานได้ฟรีไปจนถึงวันที่ 30 กันยายนนี้
องค์กรที่เป็นลูกค้า G Suite อยู่แล้ว: ทุกรายสามารถใช้งานฟีเจอร์ขั้นสูงของ Google Meet ได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ด้านกลุ่มลูกค้าเดิมจะได้รับใบอนุญาตในการใช้งาน Google Meet เพิ่มฟรีโดยไม่ต้องแก้ไขสัญญา และลูกค้าองค์กรใหม่สามารถใช้งาน G Suite Essentials ได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
โรงเรียนและสถาบันอุดมศึกษา: หากใช้งาน G Suite for Education อยู่แล้ว ก็ใช้งานได้ฟรีเลย
Zoom
จะไม่พูดถึงก็คงไม่ได้ เพราะฮอตฮิตกันอย่างมากสำหรับ Zoom แอพพลิเคชั่นสำหรับการประชุมที่มีฟีเจอร์น่ารักๆ เอาใจผู้ใช้งานมากมาย ทั้งเปลี่ยนภาพพื้นหลัง ปรับผิวเนียน (อ่านเทคนิคการตั้งค่า ที่นี่ https://www.thumbsup.in.th/7-tips-zoom-online-meeting)
ด้านความพิเศษของ Zoom นั้น คือ เปิดให้เข้าใช้งานได้จากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์จาก google yahoo หรือ outlook ก็เข้าใช้งานได้ ไม่ต้องสมัครใหม่ให้วุ่นวาย แค่ส่ง url และรหัสห้องประชุมก็เข้าใช้งานได้แล้ว สามารถแชร์หน้าจอเพื่อให้เห็นข้อมูลเดียวกันได้ ควบคุมจอผู้เข้าร่วมได้ เผื่อว่ามีการเผลอกดแชร์ข้อมูลของตัวเอง ปิดเสียงของผู้เข้าร่วมประชุมได้ กรณีที่ลืมปิดเสียง และคนที่อยากพูดแสดงความคิดเห็นสามารถกดสัญลักษณ์ยกมือเพื่อแจ้งให้เจ้าของห้องประชุมทราบ
นอกจากนี้ เรื่องความปลอดภัยในการเข้าใช้งานยังมีเงื่อนไขอีกมาก อ่านในนี้ได้เลย
LINE Group Call
LINE Group Call เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่เปิดให้ผู้ใช้งาน LINE แอพแชทยอดนิยมของคนไทย สามารถประชุมผ่าน LINE Group ได้พร้อมกันสูงสุดหลายร้อยคน ซึ่งจะเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถติดต่อพูดคุยกับเพื่อนหรือทีมงานในกลุ่มห้องแชตต่างๆ ได้ฟรี ด้วย 3 วิธีคือ
- โทรออกด้วยเสียง (Call) สามารถประชุมสายได้มากสุดถึง 200 คน
- โทรวิดีโอ (Video Call) สามารถประชุมสายได้มากสุดถึง 200 คนเช่นกัน
- Live เหมาะกับการนำเสนอหรือพรีเซนต์งานให้หลายร้อยคนสามารถดูได้ในเวลาเดียวกัน โดยสามารถมีสมาชิกร่วมดู Live ได้มากสุดถึง 500 คน
แต่ปัญหาของการใช้ LINE Call คือคุณต้องมีบัญชี LINE ก่อน (แต่เชื่อว่าไม่มีคนไทยคนไหนในโลกไม่มีบัญชีไลน์) แต่อาจจะยากสำหรับการใช้งานกับผู้ติดต่อต่างชาติ อย่างคนอเมริกาจะฮิตใช้งาน Whatsapp หรือคนจีนที่นิยมใช้ We chat แต่การสมัครก็ไม่ได้ยากเกินความสามารถแน่นอนค่ะ
Microsoft Teams
เป็นอีกหนึ่งบริการที่น่าสนใจสำหรับคนที่ซอฟต์แวร์ของไมโครซอฟท์ อยู่แล้ว โดยไมโครซอฟท์ ทีมส์ เรียกว่าเป็นอีกหนึ่งบริการที่ใช้งานได้ฟรี โดยผู้ที่เป็นเจ้าของการประชุมนั้น จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้งานอยู่ก่อน เพื่อที่จะได้เชิญชวนสมาชิก ที่เปิดกว้างไม่ว่าเป็นอีเมล์ค่ายใดก็ใช้งานได้
วิธีการใช้งานครั้งแรกก็คือ ทุกคนต้องดาวน์โหลด Microsoft teams มาไว้ในเครื่องก่อน ซึ่งฟังก์ชั่นการทำงานก็ครอบคลุมสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องการ ไม่ว่าจะเป็น การประชุมออนไลน์แบบเห็นหน้า, การแชร์เอกสารร่วมกัน, การแชทคุยกัน, การรับส่งไฟล์ขนาดเล็กไปจนถึงให
โดยระบบการแชทนั้น จะมีการตั้งค่าแจ้
นอกจากนี้ ยังจดบันทึก แชร์สิ่งที่เราจดผ่านแชทด้วย planner เพื่อให้ทุกคนรู้สิ่งที่ต้องทำร่วมกัน หรือจะเรียกติดตามงานกันก็ยังได้ หรือถ้าต้องการแบ่งลำดับความสำคัญ เช่น ทีมผู้พูด กับ ทีมผู้ฟัง ก็สามารถจัดลำดับความสำคัญของแต่ละทีม เพื่อให้ทราบว่าการประชุมในขณะนั้น ใครเป็นทีมที่ต้องพรีเซ้นท์ และใครที่เป็นเพียงผู้ฟังเพื่อสัญญานเสียงจะได้ไม่รบกวนการประชุมด้วยหรือหากใครไม่ได้อยู่หน้าคอม ต้องออกไปทำธุระก็สามารถติดตั้งแอพบนมือถือเพื่อรับฟังข้อมูลการประชุมได้แบบไม่พลาดทุกงานสำคัญเลย
Cisco Webex
Cisco Webex เป็นอีกหนึ่งทางเลือกการประชุมสำหรับองค์กรทุกขนาด ไม่ว่าจะเล็ก กลางหรือใหญ่ ก็ช่วยตอบโจทย์การประชุมได้ง่ายๆ ความพิเศษของ Cisco Webex คือกำลังมีการเปิดให้ใช้งานฟรี แบบไม่จำกัดเวลาการประชุม รองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ถึง 1,000 คนพร้อมกัน ทั้งยังวีดีโอคอลล์ แชร์ไฟล์ แก้ไขงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และยังบันทึกการประชุมแบบไม่จำกัดเวลาเป็นไฟล์เสียงแบบ .mp4 ให้เปิดใช้งานได้ทุกแพลตฟอร์มโดยไม่ต้องแปลงไฟล์ให้ยุ่งยาก
เหมากับการประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้ร่วมเข้าฟังจำนวนมากๆ แต่อาจจะตกหล่นบางคนที่ไม่สะดวกเข้าฟังในขณะนั้น ก็ไม่พลาดข้อมูลสำคัญ
นอกจากนี้ ยังมีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า Personal Rooms เสมือนห้องประชุมส่วนตัวไว้นัดพบใคร ที่ไหน เวลาใดก็ได้ โดยคุณจะได้รับ URL เช่น company.webex.com/meet/
รวมท้ังยังเป็น Webex Training Center สำหรับกลุ่มการศึกษา การอบรม หรือการเรียนการสอนออนไลน์
โดยผู้เรียนยังสามารถ “ยกมือ” ถามผู้สอนได้ ซึ่งระบบจะเรียงลำดับก่อน-หลั
ส่วนกลุ่มคนที่อยากจัดอีเว้นท์ webex ยังรองรับผู้เข้าร่วมงานได้ถึง 3,000 คน ช่วยให้บริษัทที่ต้องการเปิดตัวหรือแนะนำสินค้า ด้วยวิดีโอคุณภาพสูงและแอคทีฟสปีกเกอร์ ให้ความคมชัดทั้งภาพและเสียงของผู้นำเสนอ รองรับการวางแผนและโปรโมทงานอีเว้นท์ พร้อมส่งคำเชิญ การยืนยัน การเตือน และการติดตามแบบอัตโนมัติ
โดยมีฟีเจอร์เสริมที่อำนวยความสะดวกให้ผู้เข้าร่วมงานใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต หรือชำระเงินผ่าน PayPal ในช่วงการลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมกิจกรรม หรือเข้าถึงโปรโมชั่นเสริมได้เร็วขึ้น พร้อมสร้างรหัสโปรโมชั่นส่วนลด มีการติดตาม (Follow Up and Cultivate) ด้วย Post-Event Destination URL ที่จะส่งตรงไปยังผู้เข้าร่วมงานเพื่อดู หรือดาวน์โหลดเอกสารข้อมูลเพิ่มเติม ช่วยส่งเสริมด้านการตลาดโดยมีการทำแบบสำรวจหลังงาน และการติดตามผลผ่านอีเมล์แบบอัตโนมัติ
Skype for Business
เหมาะกับผู้ที่ต้องการประชุมสูงสุด 250 คน (ถ้าเป็นกลุ่มเล็กๆ ก็ใช้ Skype แบบธรรมดาใช้ได้ 20 คน) การประชุมด้วย Skype for Business นั้นจะรองรับการใช้งานดังนี้
- สนทนาด้วย IM เสียงหรือโทรด้วยวีดีโอ
- แชร์ข้อมูลระหว่างกันเพื่อพรีเซ้นท์งานได้
- ตั้งค่าความปลอดภัยของระดับการประชุม
- ออกอากาศออนไลน์สำหรับคนกลุ่มใหญ่ได้
- หากคนพรีเซ้นท์ไม่สะดวกกดหน้าจอก็ให้ผู้อื่นช่วยควบคุมได้
- ทำงานบนระบบ Office อื่นๆ ได้
อย่างไรก็ตาม ยังมีอีกหลายแอปพลิเคชั่นที่ช่วยอำนวยความสะดวกเรื่องการประชุมงานนะคะ ไม่ว่าจะเป็น Tencent Meeting ที่เป็นแอปประชุมทางไกลบนระบบคลาวด์เป็นที่นิยมกันมากในประเทศจีนมีผู้ใช้งานรายวันเกินกว่า 10 ล้านคน เพราะรองรับผู้เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้มากถึง 300 คนในครั้งเดียว และเปิดใช้บริการได้ฟรี แต่เขาก็เปิดให้บริการในเวอร์ชั่นต่างประเทศกว่า 100 ประเทศและเขตปกครองทั่วโลก ซึ่งรวมถึง มาเลเซีย สิงคโปร์ อินเดีย ไทย ญี่ปุ่น เขตบริหารพิเศษฮ่องกง และเขตบริหารพิเศษมาเก๊า แล้วนะคะ ไปลองกันได้
หรือจะเป็น Facetime ก็รองรับสมาชิกเข้าร่วมประชุมได้ถึง 32 คน เรียกว่าเป็นการประชุมแบบกลุ่มที่ไม่ใหญ่มาก และรองรับสำหรับคนที่ใช้ระบบซอฟต์แวร์ iOS เท่านั้น เช่น iPhone, iPad, Macbook และคนที่จะโทรคุยกันก็ต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับคนที่เข้าร่วมประชุม เช่น หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล์หรือชื่อก็ช่วยให้สะดวกประมาณหนึ่ง ระหว่างประชุมก็สามารถส่งวีดีโอ เพลง หรือลิ้ง YouTube เพื่อคุยงานกันได้
