Project Manager กับพลังของ ‘การจัดการ’ เพื่อช่วยทุกชีวิตในทีมให้ปลอดภัย

Project Manager หรือที่เรียกกันแบบย่อๆ ว่า PM เป็นคนที่คอยบริหารจัดการโครงการต่างๆ ให้ออกมาได้ผลดี หรือถ้าพูดกันเล่นๆ ก็มักชอบบอกกันว่า PM เปรียบเสมือน ‘ผู้พิทักษ์’ ที่คอยดูแลสิ่งต่างๆ ให้กับทีม

ทีมงาน thumbsup ได้รับเกียรติสัมภาษณ์ คุณป๋อม-สุธัม ธรรมวงศ์ คืออดีต Project Manager ในสาย Digital Agency (Dentsu 360, Adapter Digital)  ที่เรียกได้ว่าผ่านการเป็น Project Manager มาแล้วพอสมควร เขาจะมาเล่าให้ฟังว่าการที่มี PM อยู่ในทีมนั้นดีอย่างไรบ้างนะ 😀

หน้าที่ของ Project Manage ต้องทำอะไรบ้าง ?

สุธัม : ขั้นแรกเลยคือเมื่อมีงานเข้ามาต้องทำการ Clear Brief ให้ตรงประเด็นก่อนการเริ่มงานกันหรือก่อนจะส่งมือต่อให้ Production Team ไม่ว่าจะ Internal Team หรือ Supplier Team

เช่น การทำ Ads Banner เราต้องทราบว่า Objective, Key Message คืออะไร คลิกแล้วไปไหน ขึ้นเว็บไหนบ้าง จะออกมาในรูปแบบไหน ขนาดเท่าไร มีน้ำหนักไฟล์ให้เท่าไร มีกี่ Idea Creative ฯลฯ

แล้ว Product Manager กับ Project Manager ต่างกันตรงไหน ?

สุธัม : ด้วยความที่ตัวย่อของตำแหน่งนี้คือ PM ทำให้คนมักจะเข้าใจสับสันอีกตำแหน่งไปด้วย คือ Product Manager แต่ที่จริงมันไม่เหมือนกันเพราะคำว่า Product กับ Project ถือว่าเป็นการโฟกัสงานคนละด้านกันนั่นเอง

สำหรับคำว่า Product Manager นั้นจะมีคำว่า Product เข้ามาด้วย แล้วเมื่อมีคำว่า Product เข้ามากลายเป็นว่าโดยส่วนมากแล้วบริษัทที่ทำ Product หรือว่าบริษัทที่ทำ Software Engineer หรือ Software Development เขาจะมีการนำแนวคิดและความเชื่อเกี่ยวกับการทำงาน Software Development มาปรับใช้ด้วย หนึ่งในนั้นคือความเชื่อเรื่อง Agile และ Scrum เข้ามาเป็นพิธีกรรมในการทำงานของ Software Development

ทำไมเราถึงควรมี PM ในทีม ?

สุธัม : ในคำว่า Project Manager มันมีคำว่า Project อยู่ด้วย แสดงว่าสิ่งที่เขาทำคือมันต้อง Based on Project  ซึ่งคำว่า Project ประกอบด้วยสองคำหลักๆ ด้วยกัน คือ Timeline  และ Budget ซึ่งจริงๆ แล้วมันต้องผูกติดมากับอีกคำหนึ่ง คือ คำว่า Quality ด้วย และทั้งสามอย่างนี้ คือการทำงาน Project เป็นสิ่งที่เราต้องคอยดูทั้งสามด้านนี้อยู่สม่ำเสมอ

เช่น ถ้ามีเงินน้อย Quality มันจะออกมาดีหรือเปล่า หรือ สมมุติว่ามี Timeline เยอะ แต่เงินน้อยมันจะดีหรือเปล่า หรือมีเงินเยอะแต่ Timeline สั้น ใน Quality แบบนี้จะสามารถทำได้ไหม เพราะมันต้องถามสามด้านหลักๆ นี้ให้ได้ว่า Timeline Budget และ Quality นี้เป็นไปได้จริงหรือเปล่า และต้องบริหารจัดการกันทั้งสามด้านนี้ให้ได้

บริหาร Timeline ก็ถือเป็นงานใหญ่

สุธัม : PM จะต้องประเมินเวลาให้ได้ว่างาน Production แต่ละส่วนใช้เวลานานมากน้อยแค่ไหน ซึ่งต้องตรวจสอบทุกครั้งที่รับบรีฟกับทางทีมว่าด้วยเงื่อนไขต่างๆ จะใช้เวลานานขนาดไหน

และในการวาง Timeline ทุกครั้งก็ต้องเผื่อเวลาเพื่อทำการทดสอบภายในทีมเองก่อนส่งงานถึงลูกค้า เพื่อให้มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุดหรือไม่มีเลย

คำว่า ‘เวลา’ ก็มักจะถูกจำกัดจากลูกค้ามาด้วยส่วนนึง เพราะลูกค้าเองก็จะมีส่วนของการปล่อยงานอื่นออกมา เช่น TVC หรืออีเวนต์ที่ต้องทำให้งานส่วนออนไลน์ Launching เพื่อโปรโมตก่อน แล้วค่อยนำคนไปสู่งานอีเวนต์ในตอนต่อมา

ต้องตามโลก Digital ให้ทันจะได้คุยรู้เรื่อง

สุธัม : เราต้องรู้และเข้าใจความสามารถของ Tool ที่จะใช้ หรือ Solution ที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ของงานได้ เช่น ถ้าเราทำแคมเปญที่ต้องดึงรูปจากอัลบัม User ที่เข้ามาเล่น Facebook Permission ต้องใช้เวลาขนาดไหน

แล้วบน Desktop Version กับ Mobile Version นั้นต่างกันไหม เราจำเป็นต้องลดทอนฟังก์ชันหรือเปล่า หรือ Mobile Version ของทางลูกค้าเป็นอย่างไร

สำหรับคุณแล้ว Project Manager ที่ดีควรมีทักษะอะไรบ้าง ?

สุธัม : เคยมีคนถามผมว่า “คุณคิดว่าสำหรับงาน PM ทักษะไหนสำคัญมากที่สุด?” ตอนนั้นผมตอบคำถามเขาไปว่าน่าจะเป็นเรื่อง ‘การจัดการ’ แต่โดนบอกกลับมาว่ามันง่ายไป เราจึงลองคิดทบทวนอีกทีแล้วตอบไปว่าเป็นทักษะ ‘การสื่อสาร’

เพราะว่าในทีมเราอาจจะมีทั้ง ดีไซน์เนอร์ โปรแกรมเมอร์ หลายๆ ตำแหน่งที่แตกต่างกัน รวมไปถึงการต้องสื่อสารกับลูกค้า เพื่อบอกเขาให้ได้ว่าทำอะไร ทำไมถึงทำ และทำอย่างไร กล่าวคือต้องคอยสื่อสารกับหลายฝ่ายมาก ในตอนนั้นเราเคยสื่อสารมากสุดน่าจะประมาณสามสี่ฝ่ายพร้อมๆ กัน

มีโปรเจกต์หนึ่งเราประสานงานไปหาผู้จัดจำหน่ายซึ่งเป็นฝ่ายแรก แต่โปรเจกต์นี้มันมาจากทางฝั่งเอเจนซี่เจ้าหนึ่ง ซึ่งเราก็ต้องไปประสานงานกับบางฝั่งเอเจนซี่เจ้านี้ เมื่อเอเจนซี่เจ้านี้มีลูกค้าก็จำเป็นต้องคุยกับลูกค้า

ซึ่งลูกค้าบอกว่าใช้ผู้จัดจำหน่ายอีกเจ้าหนึ่งแล้วปรากฏว่างานมันมีปัญหาขึ้นมา ทำให้เรื่องไปถึงทาง MD ของเรา จนกลายเป็นว่าเราต้องคุยกับ MD ด้วยประมาณนี้

ต้องมีลูกล่อลูกชนประมาณหนึ่ง

Negotiate & Plan B เจรจาและแผนสำรองคือของต้องมี ?

สุธัม : ในบางครั้งด้วยเงื่อนไขบางประการเราอาจจะทำได้ไม่ตรงตามที่ลูกค้าต้องการหมด แต่ก็ต้องเอาความจริงมาอธิบายว่าแบบไหนที่ทำได้ไม่ได้ หรือแบบไหนทำดีไม่ดี ซึ่งมันคือเรื่องของ ‘การจัดลำดับความสำคัญ’ ว่าอะไรควรทำก่อนทำหลัง และเพราะอะไรด้วย เนื่องจากไม่ว่างานไหนก็จะมีคนรองานอยู่

เช่น ถ้าลูกค้าบอกว่าหน้าเว็บต้องเอาขึ้นวีคหน้า แล้วทีนี้เรามาคุยกับทีมแล้วว่า วีคหน้าทั้งเว็บ ไม่น่าทันแน่ๆ เราอาจจะต้องสร้างทางเลือกให้ลูกค้า  แต่ที่แน่ๆ ก็ไม่ควรบอกลูกค้าว่าทำไม่ได้ ให้เปลี่ยนไปที่การสร้างทางเลือกให้ลูกค้าแทน

แล้วกลับไปที่เรื่องเว็บอยากได้วีคหน้า อาจจะมาคุยกับลูกค้าอีกนิด ว่าเป้าหมายช่วง 2-3 วันแรกคืออะไรบ้าง แล้วลองถามลูกค้าว่า มองอะไรว่าสำคัญมากสุดไปน้อยสุด จากนั้นกลับมาที่ทีมงานเราก็มาคุยกันว่า แต่ละส่วนที่เรา Breakdown ให้ลูกค้านั้น แต่ละส่วนต้องใช้เวลาขนาดไหน ทีนี้แหละ PM ก็จะมีข้อมูลพอที่จะทำทางเลือกให้ลูกค้าได้ หรือเป็นการต้องมีลูกล่อลูกชนประมาณหนึ่ง

ทักษะอันดับหนึ่งที่สำคัญที่สุดของ Project Manager คือ ‘การมีสติ’

‘สติ’ เป็นสิ่งที่ห้ามหาย

สุธัม : เราจะบอกว่าการสื่อสารเป็นอันดับสอง แต่ทักษะอันดับหนึ่งที่สำคัญที่สุดของ Project Manager คือ ‘การมีสติ’ เพราะว่า Project Manager ไม่ได้ดูแค่โปรเจกต์เดียวเท่านั้น บางบริษัทต้องดูแลประมาณ 4-5 โปรเจกต์ หรือบางทีก็มีมากกว่านั้นอีก

ดังนั้นเวลางานนึงมันหลุดเข้ามา PM จะต้องทำ คือ เขาต้องจัดสรร Timeline กับ Budget และส่งงานให้คนที่ต้องทำ ซึ่งในระหว่างที่ต้องทำก็จะมีอีกงานรออยู่แล้ว

ทำให้เราต้องคอยบริหารจัดการทั้ง เวลา คน และคอยติดต่อประสานงาน เพื่ออธิบายงานต่างๆ ซึ่งถ้าเรียกง่ายๆ น่าจะเป็น ‘ผู้พิทักษ์’  ที่คอยดูแลและจัดการหลายๆ เรื่องของทีมก็ได้ เพราะว่ามันยุ่งมาก

สุดท้ายเขาบอกเราว่า Project Manager แต่ละคนจะมีเทคนิคในการทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งเทคนิคต่างๆ จะพัฒนาขึ้นตามประสบการณ์ที่สั่งสมมานั่นเอง 🙂